Die elektronische Rechnung wird 2025 Pflicht!
Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, sind mit der elektronischen Rechnung schon länger vertraut. Denn im B2G-Bereich gilt bereits seit 2020 eine E-Rechnungspflicht. Jetzt soll die Pflicht auch für B2B-Rechnungen kommen.
Die E-Rechnungspflicht startet zum 1. Januar 2025. Sie betrifft inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind. Grundsätzlich müssen betroffene Unternehmen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten sowie zu erstellen und zu übermitteln. Es gibt es jedoch Übergangsregelungen:
- Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungen weiterhin auf Papier übermittelt werden.
Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem
Zeitraum zulässig. Allerdings ist in diesem Fall die Zustimmung des Empfängers
erforderlich.
- Bis zum 31. Dezember 2027 können Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 nicht
mehr als 800.000 Euro betragen hat, Rechnungen weiterhin auf Papier übermitteln. Auch
PDF-Rechnungen und andere elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format
entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
Des Weiteren gelten folgende Ausnahmen:
- Umsätze an Unternehmer im Ausland sowie an Privatpersonen und andere
Nichtunternehmer im In- und Ausland sind nicht betroffen. Das bedeutet, dass insbesondere
an Privatpersonen weiterhin Papierrechnungen gesendet werden können.
- Kleinunternehmer sollen nicht verpflichtet sein, ihre Leistungen mit einer E-Rechnung
abzurechnen. Das Jahressteuergesetz 2024 sieht vor, dass in § 34a Satz 1 UStDV eine
Ausnahme aufgenommen wird, die es Kleinunternehmern erlaubt, weiterhin “sonstige
Rechnungen” zu verwenden. Diese Regelung betrifft allerdings nur die Ausstellung der
Rechnung. Auch Kleinunternehmer müssen ab 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen
können.
- Außerdem sind Rechnungen über steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 des
Umsatzsteuergesetzes, Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag von maximal 250 Euro)
und Fahrausweise von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Für viele Unternehmen bedeutet die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung einen großen Umstellungsaufwand. Geschäftsprozesse und IT-Systeme sind an die gesetzlichen Anforderungen anzupassen, wofür die Betriebe zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen aufbringen müssen.
Was ist eine E-Rechnung?
- Definition
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird - häufig im XML-Format. Sie muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen und eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Das heißt, dass Rechnungsdaten ohne Medienbruch direkt in verarbeitende Systeme importiert werden können.
- Formate
Erfüllt werden diese Anforderungen zum Beispiel von der XRechnung, die im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder von ZUGFeRD ab Version 2.0.1. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das PDF und XML kombiniert.
Bei hybriden Rechnungsformaten soll künftig der strukturierte Teil (XML) der maßgebliche sein. Das heißt, im Fall von Abweichungen zwischen dem XML-Teil und den sonstigen Informationen gehen die Daten des XML-Teils denen der Bilddatei vor.
- PDF-Rechnung
Eine PDF-Rechnung wird künftig nicht mehr als elektronische Rechnung betrachtet und ist nur noch in einer Übergangsfrist zulässig.
- Sonstige Rechnung
Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die genannten Anforderungen erfüllen (z.B. PDF-Rechnungen), werden zukünftig unter dem Begriff „sonstige Rechnung“ zusammengefasst.
- Interoperabilität
Rechnungen können auch in individuell zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbarten Formaten ausgestellt werden, sofern diese in das CEN-Format richtig und vollständig überführt werden können. Dies ermöglicht beispielsweise die Weiternutzung von EDI-Verfahren. Das ist für die Wirtschaft von großer Relevanz, da mittels EDI neben Rechnungen auch eine Vielzahl weiterer Informationen ausgetauscht werden, wie Bestellungen, Lieferscheine, Frachtbriefe oder Zahlungen.
- Lesbarkeit
Ab 2025 muss die Rechnung maschinenlesbar sein. Ein XML-Datensatz ist nicht für das menschliche Auge lesbar, kann aber mithilfe von Visualisierungsprogrammen dargestellt werden.
