Wissenswertes zur EU-Förderung für kleine und mittlere Unternehmen -B-

EU-Antragstellung 

Die EU-Mittel werden regelmäßig im Amtsblatt der Europäischen Union ausgeschrieben und können in den Förderstellen der jeweiligen Landesregierungen und den Euro Info Centres erfragt werden (in Rheinland-Pfalz: Gesellschaft für europäische Wettbewerbsfähigkeit mbH (gewion); www.gewion.de).

Bevor man an die Antragstellung herangehen kann ist es unumgänglich sich den genauen Ausschreibungstext sowie die dazugehörigen Arbeitsunterlagen bei der EU-Kommission zu besorgen.  

Eine Hilfestellung geben die zu den einzelnen Programmen herausgegebenen Publikationen. Sie vermitteln einen Eindruck welche Art von Projekten von der EU-Kommission gewünscht wird.

Man sollte niemals das zeitliche Ausmaß unterschätzen, welches das Ausfüllen der Bewerbung mit sich bringt. Zahlreiche (Original)-Unterschriften, x-fache Kopien, vor allem, wenn man Kooperationspartner in anderen EU-Ländern braucht, benötigen Zeit. Auch muss der Kostenrahmen der Überprüfung standhalten. Kostenschätzungen sind hier absolut fehl am Platz.

Hilfestellung zur Einreichung der Unterlagen bieten die Mitarbeiter der Informationsstelle gewion oder das Vertretungsbüro des Landes RLP in Brüssel. Diese Büros verfügen über ausgezeichnete Kontakte zu den verschiedenen Dienststellen der EU-Kommission. Zudem gehört es zu deren Aufgabe, Projektbewerber aus Rheinland-Pfalz gut zu betreuen. Die Kontaktaufnahme mit der EU-Kommission ist nur vor dem Ende der Einreichungsfrist sinnvoll, danach eher kontraproduktiv.

● Vollständigkeit der Unterlagen

Wichtig ist, dass alle in den Ausschreibungen verlangten Unterlagen fristgerecht eingereicht werden. Jede verlangte Unterlage, mehrfache Ausfertigungen und Unterschriften, sind beizubringen, da sonst der Antrag bereits aus formalen Gründen abgelehnt wird.

Eine Nachreichung fehlender Unterlagen ist nicht möglich. Man riskiert sonst aus rein formalen Gründen abgelehnt zu werden. 

Die von der Kommission vorgegebenen Ziele und Inhalte sind genau zu befolgen. Eine Interpretation ist nicht zielführend.

Fristgerecht einzureichende Unterlagen sind:

- Unterzeichnetes formelles Schreiben zur Beantragung einer Finanzhilfe

- Vom Verantwortlichen unterzeichnetes Antragsformular

- Ausgeglichener Finanzplan, erstellt in Euro

- Ausgefülltes unterzeichnetes Banknachweisformular

- Nachweis über die amtliche Registrierung oder die Rechtsform der antragstellenden
   Organisation 

- Satzung des Antragstellers oder gleichwertiges Schriftstück

- G+V und Bilanz des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres

- (Vorläufiger) Finanzplan 

- Unterzeichnete Verpflichtungserklärung der transnationalen Projektpartner, in denen sie
   ihre Teilnahme bestätigen, ggf. unter Angabe der Höhe ihres Finanzbeitrages

- Unterzeichnete Verpflichtungserklärungen, in denen bestätigt wird, dass vom Antragsteller 
   und/oder von den Partnern und/oder aus anderen Quellen ein Finanzbetrag (in Geld
   leistung) in Höhe von mindestens 20 % der im Rahmen des Projektes anfallenden 
   zuschussfähigen Kosten geleistet wird

Sämtliche in Papier verlangten Dokumente sind in dreifacher Ausführung und in Englisch vorzulegen. 

● Fristen

Zum Datum der Antragsfrist müssen die Unterlagen vollständig vorliegen. Diese Frist ist FIX. Ein Nachreichen von Unterlagen oder gar Korrekturen ist nicht möglich. Die Unvollständigkeit der Unterlagen führt wegen Formfehler zur sofortigen Ablehnung des Projektes.

Falls die Unterlagen persönlich abgegeben werden, sollte man sich eine Empfangsbestätigung ausstellen lassen. Ansonsten per Einschreiben mit Rückschein an die zuständige Stelle schicken.

● Überprüfung

Hat man eingereicht, werden zuerst die Unterlagen auf formale Richtigkeit geprüft. Wenn alles passt, erhält man innerhalb weniger Wochen (in der Regel 3 Wochen) eine Empfangsbestätigung und eine Referenznummer zur Einreichung.

Die EU-Kommission beurteilt die Projekte mit Hilfe von Experten aus der gesamten EU. Jedes Projekt wird auf seine inhaltliche, technische und finanzielle Plausibilität geprüft. Alle Experten geben Punktwertungen ab, deren Summe für den Zuschlag ausschlaggebend ist. In dieser Phase ist eine Einflussnahme auf die Vergabestelle nicht möglich.

Auf Gewährung einer Förderung besteht kein Rechtsanspruch.

Der Antrag ist ein Angebot zur Erbringung einer Leistung im öffentlichen Interesse, dass ein Unternehmen an die EU stellt. Die Kommission kann dieses Angebot annehmen, muss aber nicht. Es gibt wie in Deutschland keinen Rechtsanspruch auf Fördergelder oder gar den Ersatz von Anlaufkosten durch die Kommission, und es entscheidet allein die Qualität des „Angebots“ über den Zuschlag.

● Bewilligung

Ob und wann Geld fließt, ist abhängig von der schriftlichen Bewilligung der Antrags-bewilligungsstelle. Sie wird durch Gremien und Ausschüsse ausgesprochen.

Um das Risiko der Ablehnung zu minimieren sollte man folgendes beachten:

- Schon bei der Konzepterstellung sowie der Findung von Partnerfirmen und dem
   Ausfüllen der Antragsformulare eng mit der dafür zuständigen Stelle zusammen arbeiten

- sich über vergleichbare EU-Projekte in Deutschland informieren

- Das Vorhaben sollte mit möglichst vielen Punkten der Fördervoraussetzungen übereinstimmen

- Die Formvorschriften strengstens beachten

- Bekanntmachung der Forschungsdaten einplanen

- Finanzplan so präzise wie möglich erstellen

- Striktes Einhalten des Leitfadens für Antragsteller

● Auszahlung der Förderung

In Falle der Förderzusage bezahlt die EU-Kommission in der Regel zuerst 40 % des Fördervolumens, in der Mitte des Projektes (nach dem ersten Zwischenbericht) nochmals 40 % und nach Einreichung des Abschlussberichtes die restlichen 20 %. 

Die Mittelausschüttung ist an die Berichtslegung zwingend gebunden. Die Kommission behält sich stichprobenartige Kontrollen vor. Nicht nur inhaltlich, sondern auch finanzierungs-technisch muss der Projektablauf mit dem Antrag übereinstimmen. Modifikationen sind nicht ohne Zustimmung des zuständigen Beamten möglich. Regelmäßiges Feedback an Beratungs-, Einreich- und Vergabestellen bewirkt eine hohe Publizität des Projektes.

● Nachweispflicht

► Formales Nachweis

Die formale Nachweispflicht besteht in der buchhalterischen Erfassung und Einreichung der tatsächlich durch die Projektrealisierung entstandenen Kosten.

Folgendes sollte man dabei beachten:

- Eigene Buchführung für die Ausgaben der förderfähigen Kosten

- Zwischenschritte der Berechnung der Kosten notieren

- Belege alle im Original sammeln und mindestens 5 Jahre gesondert von anderen
   Abrechnungen aufbewahren

- Die Belege den einzelnen Projektphasen mit dem Verteilungsschlüssel zuordnen

- Listen, was an die Teilnehmer und Partner ausgezahlt wurde

- Für alle Mitarbeiter eine Personalakte führen, möglichst mit Angabe des Jahresgehaltes 
   in Folge der Lohnsummenblätter und der Stellenbeschreibung

- Keine utopischen Summen für Reisen und Workshops und Partner ansetzen.

► Inhaltlicher Nachweis

Die inhaltliche Nachweispflicht besteht aus der Erstellung eines Sachberichtes bei Projektabschluss sowie Zwischenberichten bei langjährigen Projekten. Der Sachbericht wird dahingehend geprüft, ob der Förderzweck/Förderziel erreicht wurde.

Für den Sachbericht sollte man folgendes beachten:

- Ausgangslage festhalten

- Problemstellung, Konzept darstellen

- Nachvollziehbare Angaben über die durchgeführten Maßnahmen aufzeigen

- Bewertung der Ergebnisse

- Wirkung in den Medien

- Publikationen über das Projekt in Zeitungen, Infoveranstaltungen, CD-Rom und Internet

● Die häufigsten Fehler bei der Antragstellung

Die häufigsten Fehler sind:

- Unzulängliche Beschreibung des Standes der Technik

- Unzureichende europäische Dimension

- Keine Nutzungsstrategie des Antragstellers erkennbar

- Auswirkungen des Projektes nicht qualitativ beschrieben

- Zu hoher oder schlechter Finanzierungsplan

- Unzureichende oder schlechte Darstellung des Projektes