Wissenswertes zur EU-Förderung für kleine und mittlere Unternehmen -C-

Die zwanzig wichtigsten Fragen rund um die EU-Förderung

Frage 1: Wer kann ein EU-Projekt einreichen?

Im Prinzip steht in jedem Aufruf zur Projekteinreichung (call), für welchen Personenkreis der Aufruf gilt.

Allgemein kann gesagt werden

- Vereine
- Fonds
- Arbeitsgemeinschaften
- Non-Goverment Organisations
- kleine und mittlere Unternehmen
- große Unternehmen
- industrielle Einrichtungen
- Forschungseinrichtungen 
- Universitäten
- Gebietskörperschaften
- sonstige Rechtsträger privaten oder öffentlichen Rechtes
- vereinzelt auch Privatpersonen (unter bestimmten Voraussetzungen, etwa bei 
   Bildungsprogrammen oder im Rahmen von Austauschaktionen)

 können an EU-Förderaktionen teilnehmen.

Frage 2. Welche Förderung kann ich für mein Projekt heranziehen?

Diese Frage stellt sich meist zu Beginn, wenn man daran denkt ein Projekt mit europäischem Mehrwert zu betreiben, um dadurch in den Genuss einer finanziellen Unterstützung zu gelangen. Allerdings bleibt diese Frage oft bis kurz vor der tatsächlichen Einreichung offen. Dies ist unter anderem auch dadurch bedingt, dass mehrere Programme ein und dieselben Lebensbereiche (Fachbereiche) mit unterschiedlichen Zielrichtungen unterstützen. Es kann beispielsweise vorkommen, dass eine Projektidee, von der man meinte, eine Unterstützung aus dem Programm der öffentlichen Gesundheit zu erhalten, nur dann weiterverfolgt werden kann, wenn man sie abändert, um sie in einem Programm einreicht.

Am ehesten kann man sich der Beantwortung dieser Frage nähern, wenn man sie in zwei Etappen angeht.

a) man sucht nach seinen fachlichen Begriffen aus der Liste Generaldirektionen, die
     auf ihren Seiten die jeweiligen Fördermöglichkeiten anzeigen

b) danach versucht man festzustellen, ob in einem der Förderinstrumente ein offener
     Aufruf zur Projekteinreichung (call) besteht. Man findet die aktuellen calls
     entweder auf den Seiten des EU-Info Service (gewion) oder direkt auf den Seiten
     der EU-Kommission.

Da man in der Regel nur eine kurze Bewerbungsfrist hat (in der Regel drei Wochen), müsste man Projekte auf die Förderprogramme im Vorfeld abstimmen und in der Schublade bis zum call bereithalten. 

Ob dies ökonomisch Sinn macht?????

Frage 3: Was bezahlt die EU?

Die EU bezahlt prinzipiell einen Teil der förderfähigen Kosten. Der Teil, der sich am Fördersatz orientiert, richtet sich nach dem Programm, in dem das Projekt eingereicht wird und nach der Art der Aufwände.

Der durchschnittliche Fördersatz beträgt 50 % der förderfähigen Kosten. Reisekosten oder manche Kosten im Rahmen der technischen Hilfe (z.B. Publikation der Projektergebnisse) werden bis zu 100 % erstattet. Bei anderen Aufwänden, Errichtungskosten für Demonstrationsobjekte (z.B. Geräteentwicklung) oder Infrastrukturmaßnahmen (z.B. bauliche Maßnahmen) werden 25 % oder 15 % erstattet.

Investitionen, die im Rahmen des Projektes getätigt werden (z.B. Geräte) unterliegen der AFA, d. h. sie werden jahresweise zur Projektlaufzeit anerkannt. Personalkosten sind in den verschiedenen Programmen unterschiedlich förderfähig. Darüber hinaus sind die förderfähigen Kosten in den Richtlinien des jeweiligen Programms definiert.

Typische Kosten sind Aufwände für:

- Personal
- Investitionen
- Verbrauchsmaterial
- Reisen und Verpflegung
- Drittleister
- Overheads (Gemeinkosten)
- Publizitätsmaßnahmen

Frage 4: Welche Projekt werden durch die EU finanziert?

Es werden Projekte finanziert, die den Förderzielen der EU entsprechen. Die derzeitigen Förderziele gelten für den Zeitraum 2021 bis 2027.

Das EU Parlament beschließt, welche Bereiche des öffentlichen Lebens mit Förderungen unterstützt werden und verabschiedet eine Förderrichtlinie. Darauf basierend werden, entweder von den Mitgliedsstaaten oder von der EU-Kommission, Detailprogramme ausgearbeitet.

Nach der Veröffentlichung (im Amtsblatt der EU) eines Detailprogramms werden meist Aufrufe zur Einreichung von Projektvorschlägen, ebenfalls im Amtsblatt, veröffentlicht.

Diesen Aufrufen (calls) kann durch die Einreichung von Projektvorschlägen, Folge geleistet werden. Unter den eingereichten Projekten werden mittels unabhängiger Bewertungsverfahren die Projekte ausgewählt, die den Zielsetzungen des Programms am ehesten entsprechen. 

Frage 5: Wann kann eingereicht werden?

Nach Veröffentlichung eines Förderprogramms im Amtsblatt der EU und den darauffolgenden Veröffentlichungen der Aufrufe zur Projekteinreichung.

Frage 6: Wo muss eingereicht werden?

Ein Projekt muss bei der zuständigen koordinierenden Förderstelle oder Verwaltungsbehörde eines Programms eingereicht werden.

Für die Aktions- und Rahmenprogramme ist das die ausschreibende Generaldirektion der Europäischen Kommission. Die genaue Adresse ist im jeweiligen Ausschreibungstext (call) angegeben. 

Für die Strukturfondsprogramme ist das die nominierte Verwaltungseinrichtung zur Programmumsetzung – meist eine Behörde auf Bundeslandebene. (Landesministerien in RLP)

Frage 7: Wie muss eingereicht werden?

Jedes Programm hat seine Einreichformulare, die man bei der zuständigen koordinierenden Förderstelle bzw. zuständigen Verwaltungsbehörde beziehen kann. Für die meisten Programme sind die Einreichformulare auf den Internetseiten der jeweiligen verwaltenden Generaldirektion der Europäischen Kommission oder der zuständigen Verwaltungsbehörde des Mitgliedstaates, zum Downloaden bereitgestellt.

Eine formlose Einreichung gibt es nicht!!!!

Jede Einreichung kann nur innerhalb der Förderperiode eines Programms durchgeführt werden. Darüber hinaus unterliegen die meisten Aufrufe zur Einreichung von Projektvorschlägen (call) einer sehr kurzen Einreichfrist (trifft vor allem auf die Aktions- und Rahmenprogramme zu). Wenn die Frist überschritten wird, kann der Projektvorschlag nicht mehr akzeptiert werden. Die Fristen sind im call ersichtlich.

Frage 8: Wie erfolgt die Mittelauszahlung?

Die Mittelauszahlung erfolgt entsprechend der tatsächlich getätigten Zahlungen auf das Bankkonto, das der Projektbewerber im Antrag benannt hat. 

Damit der Projektträger bei längeren Projektlaufzeiten jedoch eine finanzielle Entlastung erfährt, werden bei vielen Programmen die Mittel in Tranchen ausbezahlt. Die Auszahlung richtet sich jedoch nach dem Projektfortschritt, der in entsprechenden Berichten zu dokumentieren ist.     

Übliche Tranchen bei zweijährigen Projekten sind z. B. 40 Prozent nach Legung eine „Anfang-Berichts“ (Initial Report) weitere 40 Prozent nach einem Jahr und der Legung eines Zwischenberichts sowie die restlichen 20 Prozent nach Legung der Schlussrechnung. Dabei wird die letzte Tranche zum Richtwert, denn es konnte ja sein, dass sich bei der Abrechnung herausstellt, dass nicht die gesamten Aufwände des Projektantrags getätigt wurden. Dann wird die letzte Tranche gekürzt, da die Mittel nur nach tatsächlich erbrachten Aufwänden ausgeschüttet werden.

Frage 9: Welche Kosten werden anerkannt

Anerkannt werden tatsächlich angefallene und durch Rechnungen nachweisbare, oder im Falle der verrechenbaren Personalkosten, durch Stundenlisten belegbare, nachvollziehbare Kosten.

Der Umfang und welche Kosten genau anerkannt werden, unterliegen den Bestimmungen der jeweiligen Programme. Da es immer wieder zu Änderungen kommt, sollten vorab immer genaue Erkundigungen eingeholt werden.

Frage 10: Werden pauschalierte Kosten anerkannt?

Nein! Nur die tatsächlich angefallenen Kosten können abgerechnet werden.

Frage 11: Wie lange dauert eine Projektgenehmigung?

Die Projektgenehmigung erfolgt durch die jeweilige programmverantwortliche Verwaltungsbehörde.

Der Zeitpunkt der Förderzusage ist abhängig von der Anzahl der eingereichten Projekte, der Art des Auswahlverfahrens, dem finanziellen Umfang der Ausschreibungen und der Ausschreibungsperioden. Die Dauer des Projektauswahlverfahrens für Aktions- und Rahmenprogramme findet man in den jeweiligen Richtlinien der jeweiligen Generaldirektion.

In der Regel kann man mit Zeitspannen von 6 bis 10 Wochen rechnen.

Frage 12: Wann benötigt man Projektpartner?

Die Auflage, ein Projekt nur mit mehreren Partnern durchführen zu können, ist abhängig vom jeweiligen Förderprogramm.

In der Regel werden bei Aktions- und Rahmenprogrammen meist Projektpartner benötigt, bei den Strukturfondsprogrammen hingegen selten.

Die Projektzusagen der Aktions- und Rahmenprogramme erfolgen direkt von der Kommission und betonen verstärkt den „Europäischen Mehrwert“. Dieser steigt natürlich durch die Beteiligung mehrerer Projektpartner aus unterschiedlichen Mitgliedsstaaten. Ein klassisches Programm, bei dem Projekte mit fünf bis sieben Partnern durchgeführt werden, ist das Forschungsrahmenprogramm.

In den Strukturfondsprogrammen stehen zumeist lokale strukturelle Verbesserungen im Vordergrund, wofür internationale Partnerschaften unerheblich sind. Beispiele für streng regional gebundene Programme sind die urbanen (URBAN) Förderschienen sowie die Zielgebietsförderungen (Z1, Z2 und Z3).

Allerdings sind unter den Strukturfonds auch einige Programme, deren Zielrichtung die grenzüberschreitende (INTERREG a), interregionale (INTERREG b) oder gar Transnationale (INTERREG c) Zusammenarbeit ist. Für die Projekteinreichung in diesen Programmen benötigt man ebenfalls Partner.   

Auswahlkriterien für Projektpartner sind:

- Exzellente Qualifikationen der Partnerfirmen
- Firmen mit Erfahrungen in EU-Projekten
- Passt die Organisationsstruktur zum Projekt
- Herkunftsland
- Interesse an der Verwertung der Ergebnisse

Frage 13: Bekommt man auch einen Projektzuschuss, wenn man keine nationalen Geldmittel aufwendet?

Im Prinzip, ja, denn der Projektzuschuss richtet sich nach der finanziellen Bewertung des gesamten Projektes. Welche Finanzmittel für die Bewertung herangezogen werden dürfen, hängt vom Förderprogramm ab und ist aus den jeweiligen Detailbeschreibungen (Arbeitsprogrammen) ersichtlich.

Wenn man beispielsweise ein Projekt konstruiert, das überwiegend aus Personalleistungen der eigenen Firma besteht, so kommt es lediglich darauf an, in welchem Programm man dieses Projekt einreichen kann. Wenn im Programm der Wahl alle Arten von Personalkosten förderfähig sind, so wird man die Personalkosten den Projektkosten hinzurechnen und anteilig mit EU-Mitteln fördern. 

Ähnlich verhält es sich mit anderen Ressourcen, die man nicht erst für das Projekt zukaufen muss, wie anteilige Gemeinkosten (Raummiete, Heizung etc.), Bewertung von Know-how (Patente) oder EDV-Nutzung. 

Auch diese Kosten können bewertet in die Finanzaufstellung des Projektantrags aufgenommen und entsprechend erstattet werden.

Projekte, deren Konstruktion ohne Eigen-Budgetmittel erfolgen und förderfähig sind, finden sich häufig in den Bildungsprogrammen oder transnationalen Netzen.

Frage 14: Wie geht man bei trilateralen Projekten vor?

Es sind zwei inhaltlich identische Projektanträge einzureichen, wobei die Gesamtkosten des trilateralen Projektes auf das jeweilige Programm aufzuteilen sind (Schätzungen der jeweils voraussichtlich anfallenden Kosten), ein Hinweis auf den zweiten Projektantrag sollte jeweils enthalten sein.

Es gibt einen Fördervertrag über die Gesamtsumme, in welchem die Gesamtsumme des trilateralen Projektes angeführt wird. Z. B. Es ist ein Trilaterales Projekt über 100.000 € geplant. Projektantrag A für das Programm XY geht über 40.000 €, Projektantrag B für das Programm XZ geht über 60.000 €. Es gibt einen Fördervertrag über 100.000 €; die Projektanträge werden budgetär zunächst im jeweiligen Programm veranschlagt. Bei der Abrechnung des Projektes stellt sich heraus, dass bei Antrag A statt 40.000 € nur 20.000 € ausgeschöpft wurden und bei Antrag B statt der 60.000 € allerdings 75.000 € ausgeschöpft wurden. Aufgrund des Fördervertrages mit der Gesamtsumme von 100.000 € kann nun zwischen den beiden Programmen umgeschichtet werden. Wichtig ist, dass aufgrund der Projektdokumentation klar ablesbar ist, welche tatsächlich angefallenen Kosten welchem Programm zugeordnet werden. 

Frage 15: Welche grenzüberschreitenden Leistungen werden anerkannt?

Es können jene Leistungen als förderbare Kosten anerkannt werden, die im deutschen Teil des Programmgebietes anfallen und von deutschen Empfängern in Rechnung gestellt werden. 

Empfehlung: Klares Leistungsverhältnis zwischen den Partnern definieren.

Frage 16: Wie viele Prozente an EU-Förderungen kann es geben? 

In jedem Fall kommt bei KMUs die „de-minimis-Regel“ zur Anwendung. Sämtliche Förderungen aus Mitteln der EU werden in einem Zeitraum von 3 Jahren summiert. Überschreitet diese Summe die 300.000 €, kann das KMU keine weiteren Förderungen mehr beantragen. Ansonsten gibt es unterschiedliche Handhabung der Förderstellen. In der Regel werden 50 bis 75 % gefördert.

Frage 17: Wie geht man mit Vorsteuer und Umsatzsteuer um?

Vorsteuerabzugsberechtigte Förderempfänger können nur die Nettosummen geltend machen.

Frage 18: Ab welchem Datum sind die Kosten anrechenbar?

Prinzipiell nicht vor dem Datum der Projekteinreichung, jedoch kann die koordinierende Förderstelle einen früheren Projektbeginn festlegen.

Frage 19: Können Privatpersonen mit EU-Mitteln unterstützt werden?

Prinzipiell, ja.

Die Unterstützung von Privatpersonen erfolgt meist in Rahmen von Bildungsprogrammen (Wissenschaftsaustausch, Jugendaustausch, Sprachprogramme usw.), Arbeitsmarktprojekten (Qualifizierungsaktionen) oder Wirtschaftsförderungen (Förderung von Einzelunternehmen oder KMUs).

Die Fördersätze sind sehr unterschiedlich und abhängig von den jeweiligen Förderprogrammen.

Frage 20: Was passiert bei einem Projektabbruch?

Ein Projektabbruch muss der programmverantwortlichen Institution (nationale Verwaltungsbehörde oder EU-Kommission) sofort gemeldet zu werden.

Die Mittelauszahlung wird umgehend eingestellt und das Projekt wird vorerst bis zum Zeitpunkt des Abbruchs abgerechnet. Nach dieser Zwischenabrechnung wird festgestellt, inwieweit die Ergebnisse bis zum Abbruch als Zwischenergebnisse gewertet bzw. welche bis dato erhaltene Mittel zu Recht oder Unrecht bezogen wurden. Danach erfolgt die Entscheidung ob mit der Zwischenabrechnung die Abrechnung beendet werden kann oder ob der Projektträger zu einer Rückzahlung der Fördergelder verpflichtet wird. 

Die Rückzahlungsverpflichtung behält sich die EU-Kommission immer vor. Sie ist Bestandteil jeder Fördervereinbarung und kann nie ausgeschlossen werden.