Personal -G-
Für die Einstellung eines Mitarbeiters benötigen Sie eine Reihe von Unterlagen (siehe hierzu Checkliste: Einstellungsunterlagen).
Des Weiteren müssen Sie eine Reihe von Meldepflichten erfüllen. So haben Sie ihren Mitarbeiter – innerhalb von zwei Wochen – bei der zuständigen Ortskrankenkasse bzw. Ersatzkasse zur Kranken- und Rentenversicherung anzumelden, sowie die Neueinstellung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anzuzeigen.
Pflichten gegenüber der Sozialversicherung und der Krankenkasse
Anmeldung
Die Sozialversicherungspflicht beginnt mit der Aufnahme der Tätigkeit des Mitarbeiters.
Die Meldung des neuen Mitarbeiters an die Sozialversicherungsträger erfolgt über die zuständige Krankenkasse. Sie sind verpflichtet den Mitarbeiter innerhalb von zwei Wochen nach Aufnahme der Tätigkeit bei der zuständigen Krankenkasse zu melden.
Anmeldeformulare finden Sie in dem Versicherungsnachweisheft, das zusammen mit dem Sozialversicherungsausweis von ihrem Mitarbeiter vorgelegt werden muss.
Das Anmeldeformular ist auszufüllen und an die vom Mitarbeiter genannte, eventuell durch vorgelegte Mitgliedsbescheinigung belegt, Krankenkasse zu senden.
Bei privatversicherten Mitarbeitern wird die Anmeldung an die Krankenkasse geschickt, bei der er zuletzt versichert war.
Nach erfolgter Anmeldung erhält der Mitarbeiter von der Krankenkasse eine entsprechende Versicherungskarte.
Von der Krankenkasse werden alle Meldungen an die anderen Versicherungsträger weitergeleitet.
Das Versicherungsnachweisheft wird zusammen mit den anderen Lohnunterlagen aufbewahrt. Eine Rückgabe an den Mitarbeiter erfolgt erst nach Beendigung der Beschäftigung.
Sie müssen auch diejenigen Mitarbeiter anmelden, die nicht sozialversicherungspflichtig sind, wie z.B. kurzfristige Beschäftigte, die längstens zwei Monate oder 50 Arbeitstage für Sie tätig sind.
Jahresmeldung
Zum Jahreswechsel ist eine Jahresmeldung notwendig, die für die spätere Rentenberechnung benötigt wird. Formulare finden Sie im Versicherungsnachweisheft oder auf den entsprechenden Internetseiten des Rententrägers.
Die Meldung muss jeweils bis zum 15. April des Folgejahres bei der Krankenkasse erfolgen.
Unterbrechungsmeldung
Eine Unterbrechungsmeldung wird erforderlich für Fälle, in den das Arbeitsverhältnis weiterbesteht, für eine bestimmte Zeit (volle Monate) aber kein Arbeitsentgelt gezahlt wird (z.B. bei Krankheit nach Wegfall der Entgeltfortzahlungspflicht).
Für die Meldung wird ein normales Anmeldeformular benutzt.
Die Meldung muss innerhalb von zwei Wochen nach Ende des ersten Kalendermonats der Unterbrechung erfolgen.
Nach Wiederaufnahme der Tätigkeit ist keine gesonderte Anmeldung erforderlich.
Der Beginn der Entgeltfortzahlung wird mit der Jahresmeldung angezeigt.
Abmeldung
Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss eine Abmeldung an die Krankenkasse erfolgen.
Die Abmeldung muss innerhalb von sechs Wochen nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses folgen.
Beitragszahlungen
Die Gesamtversicherungsbeiträge sind monatlich bis zum 15. des Folgemonats an die Krankenkasse zu überweisen.
Bei nicht rechtzeitiger Zahlung werden Säumnisgebühren fällig.
Als Zahlungsdatum gilt der Tag, an dem die Beiträge bei dem Versicherungsträger eingegangen sind.
Es gilt:
- Bei Barzahlung gilt als Zahltag der Tag des Geldeingangs beim Versicherungsträger
- Bei Scheck, Überweisung oder Bareinzahlung auf ein Konto gilt als Zahltag der Tag der Gutschrift auf dem Konto des Versicherungsträgers
- Bei Einzugsermächtigung gilt als Zahltag der Tag der Wertstellung
Säumnisgebühren werden nicht fällig, wenn Sie sich aus einer Beitragsnachzahlung aufgrund einer Betriebsprüfung ergeben. Es muss aber glaubhaft gemacht werden, dass vor der Prüfung keine Kenntnis über die Zahlungsverpflichtung bestand. Dies sollte bei der Schluss-besprechung mit dem Betriebsprüfer geklärt werden.
Pflichten gegenüber der Berufsgenossenschaft
Anmeldung
Innerhalb einer Woche nach Beginn der Unternehmertätigkeit muss die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erfolgen. In der Regel geschieht dies automatisch über die Gewerbeanmeldung.
Sie sollten aber vorsichtshalber zur Wahrung der Anmeldefrist einen formlosen Brief an die Berufsgenossenschaft schicken.
Welche Berufsgenossenschaft für Sie zuständig ist, können Sie beim
Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften
Alte Heerstr. 111
53754 St. Augustin
Tel. 02241/ 2 31 01
erfragen.
Eine Nichtbeachtung der Anmeldepflicht kann mit einem Bußgeld von bis zu 2.556 € bestraft werden.
Meldepflichten
Neben der Anmeldung ihres Betriebes und ihrer Mitarbeiter haben Sie eine Reihe von Meldepflichten zu erfüllen.
So sind alle Änderungen der Unternehmensverhältnisse innerhalb von vier Wochen der zuständigen Berufsgenossenschaft zu melde.
Ferner ist jeder meldepflichtige Arbeitsunfall innerhalb von drei Tagen, nachdem vom Arbeitsunfall Kenntnis genommen wurde, formgebunden (Formular der Berufsgenossenschaft) zu melden.
Ein meldepflichtiger Arbeitsunfall liegt vor, wenn der Verletzte entweder länger als drei Tage arbeitsunfähig ist oder bei einem Arbeitsunfall getötet oder so schwer verletzt wurde, dass er an den Folgen verstarb.
Des Weiteren ergeben sich Meldepflichten aus den einzelnen Unfallverhütungsvorschriften.
Diese sind entsprechend der Gewerbezweige verschieden.
Beitragszahlungen
Lohnnachweis
Der Lohnnachweis dient der Berufsgenossenschaft zur Beitragsberechnung, deren Basis die Arbeitsentgelte sind.
Vordrucke werden von der zuständigen Berufsgenossenschaft im Dezember eines Jahres verschickt.
Sechs Wochen nach Ablauf des Kalenderjahres muss der Lohnnachweis der Berufsgenossen-schaft vorliegen.
Unfallversicherung
Umlagebeiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung werden am 15. des Monats fällig, der auf die Bekanntgabe des Beitragsbescheides (in der Regel jährlich) folgt.
Bei nicht rechtzeitiger Zahlung werden Säumniszuschläge fällig.
Als Zahlungsdatum gilt der Tag, an dem die Beiträge bei dem Versicherungsträger eingegangen sind.
Es gilt:
- Bei Barzahlung gilt als Zahltag der Tag des Geldeingangs beim Versicherungsträger
- Bei Scheck, Überweisung oder Bareinzahlung auf ein Konto gilt als Zahltag der Tag der
Gutschrift auf dem Konto des Versicherungsträgers
- Bei Einzugsermächtigung gilt als Zahltag der Tag der Wertstellung
Bei der Vielzahl an Gesetzen ist es – gerade für den mitarbeitenden Existenzgründer – unmöglich den Überblick zu behalten. Aber nicht alle Arbeitnehmerverpflichtungen müssen von allen gleich beachtet werden.
Viele Anordnungen werden erst bei einer bestimmten Anzahl von Beschäftigten wirksam.
Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Regelungen in Abhängigkeit zur Beschäftigtenzahl.
Gültigkeit der gesetzlichen Regelungen in Abhängigkeit zur Beschäftigtenzahl
- Mindestens 5 Mitarbeiter (auch Azubis, die mindestens 6 Monate im Betrieb beschäftigt sind) : Betriebsverfassungsgesetz; Wahl eines Betriebsrates
- Mindestens 5 Mitarbeiter (ohne Azubis), die mehr als 10 Stunden in der Woche oder 45 Stunden im Monat beschäftigt sind: Kündigungsschutzgesetz; Eine Kündigung ist nur aus triftigen Gründen möglich
- Mindestens 11 Mitarbeiter (auch Azubis): Arbeitsstättenverordnung; Einrichtung eines Pausenraums
- Mindestens 16 Mitarbeiter (auch Azubis): Gesetz über die Eingliederung von Schwerbehinderten; 6 % der Arbeitsplätze müssen mit Schwerbehinderte besetzt werden oder eine Ausgleichzahlung in Höhe von 100 € pro nicht besetzten Arbeitsplatz
- Mindestens 21 Mitarbeiter (auch Azubis): Bei mehr als fünf Entlassungen innerhalb eines Monats muss zuvor die Bundesagentur für Arbeit informiert werden
- Mindestens 21 Mitarbeiter (auch Azubis): Betriebsverfassungsgesetz; Mitbestimmungsgesetz; Betriebsrat besteht aus 3 Mitgliedern; Sozialplan; Mitsprache bei Entlassungen
- Mindestens 51 Mitarbeiter (auch Azubis): Betriebsverfassungsgesetz; Betriebsrat muss aus 5 Mitgliedern bestehen
