Liquidität geht vor Rentabilität 

Die alte Weisheit gilt besonders für den Existenzgründer, denn wer seine Zahlungsfähigkeit verliert, steht – gerade als „unbekannter Neuling“ – sehr schnell vor dem Aus.

Die Sicherung der Liquidität sollte deshalb ein vorrangiges Unternehmensziel sein. Ein Unternehmen wird dann als liquide angesehen, wenn sein Zahlungsvermögen ausreicht, seine Zahlungsverpflichtungen jetzt und in zukünftigen Zeitpunkten nachzukommen.

Bei dem Erhalt der Liquidität steht der Betrieb aber vor einem Dilemma. Auf der einen Seite vermindert ein zu hoher Bestand an flüssigen Mitteln die Rentabilität, auf der anderen Seite gefährdet ein zu geringer Bestand die Existenz des Unternehmens. Eine präzise Überwachung und Kontrolle der betrieblichen Liquidität ist deshalb notwendig.

Ein frühzeitiges Erkennen eines Liquiditätsengpasses ermöglicht einerseits ein frühes Handeln. So kann der Unternehmer frühzeitig mit seiner Bank über seinen Kreditrahmen verhandeln, mit Lieferanten neue Zahlungsziele aushandeln, säumige Schuldner mahnen und geplante Ausgaben zurückstellen. Andererseits verbessert das Aufspüren von liquiden Überschüssen die Rentabilität, da diese überschüssigen Mittel kurzfristig zinsbringend angelegt werden können.

Eine Orientierungshilfe bei der Überwachung der Liquidität ist die Erstellung eines Liquiditätsplans, dessen Aufbau und Arbeitsweise im Folgenden kurz erläutert wird.

Der Liquiditätsplan

Ein Liquiditätsplan ist ein Teilbudget des Finanzplans, der alle ein- und ausgehenden Zahlungsströme des Gesamtbudgets innerhalb der betreffenden Budgetperiode zusammenfasst, und die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens sicherstellen soll.

Ziel der Liquiditätsplanung ist die Ermittlung des voraussichtlichen Bestandes liquider Finanzmittel. Der Liquiditätsplan ist ein wichtiges Controlling-Instrument für die rechtzeitige Einschätzung von Risiken. Bei der Liquiditätsplanung werden alle zu erwartenden Zahlungseingänge innerhalb einer Planungsperiode erfasst, im Vordergrund steht die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens.

Wichtig bei der Erstellung der Liquiditätsplanung ist, dass Sie nicht die Ein- oder Ausgaben in den Vordergrund stellen, sondern genau auf die Zeiten achten, wann Zahlungen geleistet werden müssen oder wenn Zahlungseingänge anstehen. Wie detailliert solch ein Liquiditätsplan sein muss, hängt auch davon ab, welche Art von Unternehmen Sie haben und wie hoch ihre Liquidität ist. Wenn Sie als Kleinunternehmer oder als Freiberufler einen Liquiditätsplan erstellen, sollten Sie mindestens für ein Jahr in die Zukunft planen.

Der Aufbau eines Liquiditätsplanungssystems

Der Aufbau eines solchen Planungssystem kann wie folgt erfolgen:

- Schritt 1: Datenerfassung

Am einfachsten gelingt der Einstieg in die Finanzplanung mit Zahlen und Informationen aus dem Rechnungswesen. Dazu gehören die Erfahrungen aus der Debitorenbuchhaltung über das Zahlungsverhalten der Kunden und die eigenen Zahlungsgewohnheiten. Sie sind die Ausgangsmaterialien für die Planung der zukünftigen Erträge und Kosten, Einnahmen und Ausgaben.

Wichtig ist, die Ausgangswerte um einmalige Geschäftsvorfälle zu bereinigen., etwa unterdurchschnittlich niedrige Lagerbestände. Eine gründliche Analyse der Abhängigkeit zwischen den einzelnen Positionen erleichtert die Rechenarbeit.

So sind die in der Bilanz ausgewiesenen Forderungen das Ergebnis aus verkaufter Menge, Preis und Zahlungsverhalten der Abnehmer. Bei der Vorausplanung der Forderungen sollten daher diese drei Ausgangsgrößen zugrunde gelegt werden. Aus der Buchhaltung lassen zum Beispiel jahreszeitliche Schwankungen im eigenen Einkaufsverhalten rekonstruieren. Diese Daten zeigen den unterschiedlichen Geldbedarf für die Beschaffung von Verarbeitungsmaterial oder Handelsware an.

- Schritt 2: Planaufbau

Die kurzfristige Finanzplanung dient vor allem der monatlichen Gelddisposition und der Liquiditätssicherung. Sie beginnt am besten mit den wichtigsten Konten der Buchhaltung, die zu Gruppen zusammengefasst werden. 

Schon einer Grobplanung mit jeweils fünf Gruppen von Einnahme- und Ausgabekonten verschafft den ersten Überblick über die voraussichtliche Liquiditätsentwicklung, zeigt also an, ob genug Geld in der Kasse ist.

Die Einnahmen werden dabei zum Beispiel nach Produktgruppen untergliedert. Für die Ausgaben empfiehl sich die Unterteilung in variable Kosten, Personalkosten und allgemeine Betriebskosten.

Auf jeden Fall gilt:    

„Aktualität geht vor Genauigkeit!“

Für einen Liquiditätsplan gibt es immer einen typischen schematischen Aufbau. Dieser sieht wie folgt aus:

Wenn dieses erste System funktioniert, können schrittweise weitere Konten in die Planung einbezogen werden.

Ein Planschema mit beispielsweise 25 Einnahme- und 25 Ausgabenkonten, die zusammen rund drei Viertel des Gesamtumsatzes repräsentieren, bietet bereits eine hohe Sicherheit. 

Damit das Planungsmodell funktionsfähig bleibt, sollte es ständig auf betriebliche Veränderungen (z.B. neue Produkte) angepasst werden.

- Schritt 3: Einnahmeplanung

Am Anfang steht die Entscheidung über den Planungszeitraum. Für die Liquiditätsvorschau hat sich in kleinen und mittleren Betrieben die Planung nach Monaten für ein Kalenderjahr – besser noch fortlaufend für 12 Monate – im Voraus bewährt.

Einfach ist die Planung solcher Einnahmen, die unabhängig von der Umsatzentwicklung anfallen, da sie meistens in Höhe und Fälligkeit feststehen (z.B. Mieten, Einnahmen aus Lizenzen, Zinsen für Finanzanlagen, Rückzahlungen für gewährte Darlehen).

Etwas mehr Aufwand erfordert die Planung der Zahlungseingänge von Kunden. Ausgangspunkt hierfür ist die Umsatzplanung nach Monaten sowie nach Produkt- oder Artikelgruppen. Anhand der Erfahrungswerte der Buchhaltung lässt sich das typische Zahlungsverhalten ermitteln: Wieviel Prozent im ersten Monat nach Rechnungserhalt zahlen, wie viel im zweiten und so weiter. Diese Berechnungen können dann nach Kundengruppen getrennt werden, wenn sich die Kunden im Zahlungsverhalten stark unterscheiden. Mit diesen Daten lassen sich aus der Umsatzplanung die Geldeingänge recht genau ableiten.

- Schritt 4: Ausgabenplanung

Die Verteilung der Ausgaben auf 12 Monate im Voraus setzt eine detaillierte Analyse und Planung der Kosten voraus. Für den Einstieg in die Finanzplanung genügt eine Kostenprognose aufgrund der bisherigen Erfahrungen. So lässt sich die Höhe der Ausgaben für Waren- und Materialeinsatz als Erfahrungswert in Prozent vom Umsatz (bei Produktionsbetrieben in Prozent der Gesamtleistung) berechnen.

Dieses Vorgehen liefert zuverlässige Planungswerte, wenn die Rohstoffe etwa in gleichen Mengen eingesetzt werden und die Spannen zwischen Einkaufs- und Verkaufspreisen nicht zu stark schwanken. Der Zeitpunkt des Geldausgangs ergibt sich dann aus den Zahlungsbedingungen der Lieferanten und den eigenen Zahlungsgewohnheiten.

Handels- und Dienstleistungsfirmen können auch die Personalkosten in Prozent zum Umsatz planen und als Ausgaben auf die einzelnen Monate verteilen.

Produktionsbetriebe planen die Anzahl der Beschäftigten, die Arbeitsstunden, die Jahreslöhne und die Lohnkosten je Arbeitsstunde am besten separat. Das erhöht die Planungssicherheit bei stark schwankender Auslastung.

Die Positionen in eines Liquiditätsplan ergeben sich aus Einzahlungen (Geldmittezuflüssen) und Auszahlungen (Geldmittelabflüssen). Welche das genau sind zeigt die folgenden Auflistung. 

- Schritt 5: Planausgleich

Die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgabenergibt für jeden Monat einen Überschuss oder Fehlbetrag. Die einzelnen Monatsergebnisse sind indes stark von Zufällen und jahreszeitlichen Einflüssen geprägt. Unmittelbaren Handlungsbedarf lassen sie nicht erkennen. Dieser wird erst deutlich, wenn die Monatswerte kumuliert werden. Dann zeigt sich, ob über einen längeren Zeitraum oder sogar dauerhaft Überschüsse oder Fehlbeträge zu erwarten sind. Daraus lässt sich ableiten, welcher Finanzbedarf entsteht und in welchem Umfang er aus eigener Kraft finanziert werden kann.

Die Chancen der Finanzplanung blieben freilich ungenutzt, wenn der Finanzbedarf unbesehen durch kurzfristige Bankkredite gedeckt wird. Denn eine Analyse der Planungsergebnisse gibt regelmäßige Hinweise, wie Deckungslücken auch durch Veränderung des eigenen Zahlungsverhaltens oder durch Beschleunigung der Zahlungseingänge von Kunden auch auf längere Sicht geschlossen werden können. Wie Liquiditätsüberschüsse am besten verwendet werden, hängt davon ab, wie lange sie zur Verfügung stehen.  

- Schritt 6: Ergebnisnutzung

Die tatsächlichen Ergebnisse weichen regelmäßig von den geplanten Daten ab. Durch einen Soll-Ist-Vergleich erkennt das Unternehmen sowohl die absoluten als auch die relativen Abweichungen. Je schneller die Ist-Zahlen am Monatsende vorliegen, desto früher können Ursachen analysiert und Planungen korrigiert und fortgeschrieben werden.

In der heutigen Zeit übernehmen Software-Programme die reinen Rechenarbeiten. Steht erst einmal das Planungsgerüst, sind Planzahlen schnell angepasst und fortgeschrieben.

Zusätzliche Hinweise für die Liquiditätssteuerung gibt eine vorläufige Gewinn- und Verlustrechnung. Hierfür müssen die bisher erfassten Einnahmen und Ausgaben nur um einige Positionen ergänzt werden. Dazu gehören Abschreibungen, Bestandsveränderungen, aktivierte Eigenleistungen. Mit diesen Ergänzungen hat das Unternehmen nicht die Zahlungsvorgänge unter Kontrolle, sondern erkennt rechtzeitig auch die Grundzüge der nächsten Erfolgsrechnung. Aus einer kurzfristigen Liquiditätsschau wird so eine längerfristige Finanzplanung. 

Die Arbeitsweise eines Liquiditätsplanungssystems

- Ein Beispiel

Die Musterrechnung zeigt die Finanzplanung eines Produktionsunternehmens für 12 Monate. Die Einnahmen sind nach Umsatzplan verteilt. Dabei sind die Zahlungsziele der Kunden berücksichtigt.

Erläuterung

a) - 200

Im März ist die Zahlungsfähigkeit gefährdet, da die Kreditlinie wahrscheinlich nicht ausreicht.

b) 720 / 800

Bei den Personalausgaben ist eine Lohn- und Gehaltserhöhung ab April eingeplant, ebenso höhere Ausgaben für zusätzliches Personal und Überstunden ab Juli, wenn Auftragsspitzen zu bewältigen sein werden.

c) 600

Das Unternehmen steht noch besser da, wenn es sich durch die Bank die für Juni vorgesehene Kreditlinie schon ab März einräumen lässt. Denn mit den für April bis Juni geplanten Investitionen wird der alte Kreditrahmen fast ausgeschöpft. Das kann zu Finanzengpässen führen.

d) 2.240

Ab September weist die Finanzplanung hohe Liquiditätsüberschüsse aus. Sie eröffnen der Firma zusammen mit der höheren Kreditlinie die Möglichkeit, das geplante Wachstum solide zu finanzieren.

e) 1.500 

Die Zahlung des Weihnachtsgelds bringt im Dezember zwar einen beachtlichen Fehlbetrag, doch wegen der großen Reserven ist die Liquidität nicht gefährdet.