● Definition
Leistungen, die einem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber als Teil des Arbeitsentgelts zugewendet werden, einen Geldwert besitzen, aber nicht in Barmitteln bestehen, z.B. Gewährung von freier Kleidung, freier Wohnung, Heizung, Beleuchtung, Kost von Deputaten und sonstigen Bezügen. Sie können vereinbart werden, wenn dies dem Interesse des Arbeitnehmers oder der Eigenart des Arbeitsverhältnisses entspricht (§ 107 II GewO).
1. Sachbezüge gehören zu den einkommen- bzw. lohnsteuerpflichtigen Einkünften (§ 2 LStDV) und sind bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge zu berücksichtigen (vgl. dazu die Sozialversicherungsentgelt-Verordnung vom 21.12.2006 (BGBl. I 3385) m.spät.Änd.
2. Bei der Bewertung der Sachbezüge sind die üblichen Endpreise am Abgabeort zugrunde zu legen, nicht der vom Arbeitgeber aufgewendete Preis. Zur Vereinfachung und Vereinheitlichung, sowohl regional als auch für die verschiedenen Rechtsgebiete (Steuer- und Sozialversicherungsrecht), sind bei Arbeitnehmern, für deren Sachbezüge nach § 17 I Nr. 4 SGB IV Werte bestimmt sind, diese Werte auch für die steuerrechtliche Bewertung maßgebend (§ 8 II 2 EStG). In der Sachbezugsverordnung sind u.a. auch Werte für freie und verbilligte Kost und Wohnung festgesetzt; der Wert der Sachbezüge gilt dabei jeweils für einen Monat, für kürzere Zeiträume sind Bruchteile festgelegt. Die in der Sachbezugsverordnung angegebenen Werte sind dann nicht anwendbar, wenn ihre Anwendung zu einer offensichtlich unzutreffenden Besteuerung führt. Diese kann z.B. angenommen werden, wenn als Dienstwohnung ein aufwendiges Einfamilienhaus zur Verfügung gestellt wird, wobei der reale Wert der Dienstwohnung ein Mehrfaches des Sachbezugswerts beträgt.
Seit 2007 werden grundsätzliche Sachzuwendungen an Dritte und an Arbeitnehmer pauschal mit 30 Prozent (der Aufwendungen mit Umsatzsteuer zzgl. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) besteuert (§ 37b I EStG, JStG 2007). Bezahlt der Schenker die pauschale Einkommensteuer, muss der Empfänger das Geschenk nicht verteuern (§ 40 III EStG). Mit aktuellem Schreiben vom 29.4.2008 (IV B 2 - S 2297-b/07/0001) hat das BMF Stellung hierzu genommen. Demnach kann die Pauschalierung grundsätzlich nur einheitlich für alle innerhalb des Wirtschaftsjahres gewährten Sachbezüge in Anspruch genommen werden. Es sieht jedoch vor, dass für Zuwendungen an Geschäftsfreunde und an eigene Arbeitnehmer die Pauschalierung nach § 37b EStG jeweils gesondert angewendet werden kann. Darüber hinaus wird klargestellt, dass sich die Abziehbarkeit der Pauschalsteuer als Betriebsausgabe danach richtet, ob die Aufwendungen für die Zuwendung als Betriebsausgabe abziehbar sind.
● Arten von Sachbezügen
Sachbezüge werden sehr häufig gewährt in Form von kostenloser oder verbilligter Überlassung von Waren oder Dienstleistungen, verbilligter Überlassung von Darlehen. Die dem Arbeitnehmer zugeflossenen Sachbezüge unterliegen grundsätzlich der Lohnsteuer und sind sozialversicherungspflichtig.
● Steuerfreie Sachbezüge
Bei einem steuerfreien Sachbezug handelt es sich um Sachleistungen, welche Unternehmen ihren Mitarbeitern neben dem Arbeitslohn zukommen lassen können. Diese sind bis zu einer Freigrenze von 44 Euro oder bei anlassbezogenen persönlichen Zuwendungen zu 60 Euro steuerfrei. Weder der Arbeitgeber, noch der Arbeitnehmer zahlen für diese Sachleistungen Steuern. Beispiele sind etwa Gutscheine oder bestimmte Zuschüsse. Entscheidend ist, dass die Sachzuwendungen keinen betrieblichen Nutzen besitzen und zusätzlich zum Arbeitslohn vergeben werden. Die Regelung findet sich im § 37b EStG. Im Arbeitsrecht nennt man die Sachbezüge auch „Naturallohn“.
● Steuerfreie Sachbezüge in der Praxis
Sachbezüge sind allgemein Entgelte, die nicht in Bargeld gezahlt werden, sondern in der Form von Naturalien. Als Naturalien gelten dabei Waren und die Erstattung von Kosten sowie Logis. Auch Rabatte in der Form von Gutscheinen zählen als steuerfreier Sachbezug.
Sachzuwendungen sind bis zu einer monatlichen Freigrenze von 44 Euro für Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgabenfrei. Bei anlassbezogenen persönlichen Sachbezügen beträgt die Freigrenze 60 Euro. Liegt der Wert auch nur einen Cent darüber, muss der Arbeitgeber die Steuerabgaben zahlen. Er kann dabei zwischen einer individuellen Besteuerung der Zuwendungen oder einer pauschalierten Besteuerung wählen, wenn die individuelle Besteuerung noch nicht ausgeführt wurde.
● Formen steuerfreier Sachbezüge
Ein steuerfreier Sachbezug kann in vielerlei Form auftreten. Wichtig ist, dass der Sachbezug nur in einer zuvor festgelegten Akzeptanzstelle eingelöst werden darf. Eine reine Barauszahlung des Gutscheines ist nicht erlaubt, ebenfalls nicht die Auszahlung von Restbeträgen. Diese Sachzuwendungen müssen eindeutig und nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Es gilt die Überwachungspflicht für den Arbeitgeber. Von steuerfreien Sachbezügen können alle Arbeitnehmer profitieren. Dazu zählen auch Minijobber und 538-Euro-Kräfte.
Doch welche Sachbezüge sind nun steuerfrei?
- Gutscheine, die nur gegen Waren eingetauscht werden können
- Tankgutscheine
- Eintrittskarten
- Betriebsveranstaltungen
- Kinderbetreuung oder Zuschüsse zu den Kosten der Kinderbetreuung
- Gesundheitsförderung
Seit 2020 gelten für Gutscheine neue Bestimmungen. So dürfen sie nur für bestimmte Geschäfte ausgestellt werden. Welche das sind, das muss zuvor festgelegt werden. Außerdem gelten die Karten nur für Deutschland. Nachträgliche Kostenerstattungen und zweckgebundene Geldleistungen gelten nicht mehr als steuerfreier Sachbezug für Arbeitnehmer.
● Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bieten die steuerfreien Naturalien viele Vorteile. Steuerfreie Sachbezüge sind für Arbeitnehmer eine Möglichkeit, an der Lohnsteuer und Sozialversicherung vorbei das eigene Einkommen zu erhöhen. Eine Sachzuwendung im Wert von 44 Euro pro Monat würde sich am Ende des Jahres auf 528 Euro belaufen. Aus Unternehmersicht stellen die Zuwendungen eine ideale Möglichkeit zur Motivation dar. So lassen sie sich als Geschenke für Mitarbeiter anwenden. Sollte der Arbeitnehmer nach einer Gehaltserhöhung fragen, dann kann ein steuerfreier Sachbezug als Alternative vorgeschlagen werden. Während besagte Sachzuwendungen für den Empfänger steuerfrei bleiben, kann der Arbeitgeber sie als Betriebsausgaben absetzen.
● Sachbezugsgrenze
Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern auch andere geldwerte Vorteile gewähren. Sofern diese nicht unter eine der Steuerbefreiungsvorschriften fallen, sind sie steuerpflichtig. Dies gilt nicht, sofern die Sachbezüge einen Wert von 50,- € nicht überschreiten.
● Rabattfreiheit
Werden dem Arbeitnehmer Vorteile in Form von Waren oder Dienstleistungen gewährt, so bleiben diese bis zu einem Betrag von 1.080,- € im Jahr steuerfrei (Rabattfreibetrag). Voraussetzung ist, dass die vom Arbeitgeber hergestellten Waren oder Dienstleistungen nicht überwiegend für die eigenen Arbeitnehmer hergestellt bzw. vertrieben werden.
● Bewertung von Sachbezügen
Die Bewertung von Sachbezügen kann nach unterschiedlichen Vorschriften erfolgen.
- Bewertung nach §8 Abs. 2 EStG
Diese Vorschrift unterscheidet zwischen der Bewertung mit dem üblichen Endpreis und den so genannten Sachbezugswerten.
Gemäß §8 Abs. 2 Satz 1 EStG sind geldwerte Vorteile (Wohnung, Kost, Waren, Dienstleistungen und sonstige Sachbezüge) mit den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort anzusetzen. Der Rabattfreibetrag findet hierbei keine Anwendung. Es ist jedoch die 50,- €-Grenze zu beachten.
Für bestimmte Sachbezüge gelten hingegen amtliche Sachbezugswerte. Hierzu gehört die Überlassung einer Unterkunft und Verpflegung. In diesem Fall ist die 50,- €-Grenze nicht anzuwenden, gleichwohl aber der Rabattfreibetrag.
Die Sachbezugswerte sind fest vorgegeben und können jährlich aktualisiert bzw. geändert werden. Bei Gewährung von Mahlzeiten betragen die Sachbezugswerte ab 2024 4,13 € für das Mittag- und Abendessen sowie 2,17 € für ein Frühstück.
Bei der Überlassung einer Unterkunft gilt ein monatlicher Sachbezugswert von 278,- € monatlich. Der Wert ändert sich je nachdem wie viele Beschäftigte in der Unterkunft untergebracht sind.
Erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber Waren oder Dienstleistungen, die nicht überwiegend für die Arbeitnehmer hergestellt oder vertrieben werden, so gilt als Bemessungsgrundlage der Endpreis zu dem die Waren oder Dienstleistungen den Endkunden angeboten werden abzüglich eines 4%-gen Abschlags. In diesem Fall ist der Rabattfreibetrag zu berücksichtigen. Weitere Voraussetzung ist, dass der Bezug dieser Waren oder Dienstleistungen nicht nach §40 EStG pauschal versteuert wird.
● Aufmerksamkeiten
Arbeitgeber gewähren ihren Arbeitnehmern oft Sachzuwendungen aus persönlichem Anlass. Dazu gehören Blumen, Wein, Bücher etc. Hierbei handelt es sich um so genannte Aufmerksamkeiten. Persönliche Anlässe können ein Geburtstag, Hochzeit oder die Geburt eines Kindes sein. Diese Aufmerksamkeiten sind steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern deren Wert 60,- € (inkl. Umsatzsteuer) nicht überschreitet. Übersteigen die Aufmerksamkeiten diesen Wert, so kann die Sachzuwendung mit 30% lohnversteuert werden (zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuer).