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Forderungsmanagement bei KMUs -B-

Folgende Aufgaben fallen im Rahmen des Forderungsmanagements an:

  • Bonitätsprüfung
  • Vertragsgestaltung
  • Rechnungsstellung
  • Zahlungsabwicklung
  • Mahnverfahren und Inkasso
  • Informationsmanagement 

● Die Bonitätsprüfung

Durch eine Bonitätsprüfung kannst man die Kreditwürdigkeit eines Geschäftspartners prüfen. Die Bonität beschreibt den Willen und die Fähigkeit des Kunden, Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen.

- Was wird geprüft?

Bei der Bonitätsprüfung kommt es zu einer Überprüfung von folgenden Daten:

-- Name
-- Alter
-- Geschlecht
-- Anschrift von potenziellen Kunden

Hinzu kommt eine Analyse des Zahlungsverhaltens. Dies geschieht über Auskunfteien, wie zum Beispiel die Schufa. Diese Auskunfteien sammeln die Daten eines Kunden von verschiedenen Unternehmen. Anhand dieser Daten lässt sich letztendlich feststellen, ob der Kunde bisher zuverlässig seinen Zahlungen nachgekommen ist oder nicht. In diesen Auskunfteien werden auch Inkasso- und Gerichtsdaten aufgeführt.

- Die wichtigsten Faktoren der Bonitätsprüfung

Nicht jeder Kunde wird bei der Bonitätsprüfung gleich bewertet. Neben der Zahlungswilligkeit und den persönlichen Daten, spielen beim Scoring weitere Faktoren eine wichtige Rolle. Diese sind:

  1. Wenn es im unmittelbaren, lokalen Umfeld zu überdurchschnittlich vielen Zahlungsausfällen kommt, wird dies auf alle Bewohner der Gegend heruntergebrochen.
  2. Bei Beamten ist das Scoring deutlich höher als zum Beispiel bei Bauarbeitern. Das liegt daran, dass bei Bauarbeitern, aufgrund der saisonalen Beschäftigung, mit einer höheren Kreditausfallwahrscheinlichkeit zu rechnen ist. Bei Beamten wirkt sich die Unkündbarkeit entsprechend positiv aus.
  3. Alleinstehende müssen nicht für andere sorgen. Somit sinkt das Risiko, dass das Einkommen stark strapaziert ist. Daher erhalten sie ein hohes Scoring für den Familienstand.
  4. Kinder wirken sich immer negativ auf das Scoring aus, da sie, kurz gesagt, viel Geld kosten.
  5. Geordnete Vermögensverhältnisse fallen immer positiv auf. Besteht dann noch ein hoher Eigenmittelanteil oder Wohneigentum, gibt es eine gute Bewertung.
  6. Wird ein aufgenommener Kredit in der Schufa positiv ausgewertet, weil das Darlehen rechtzeitig abgezahlt wurde, gilt der Kredit nicht als negatives Merkmal.
  7. Eine Anfrage bei einer Bank nach den Konditionen für ein eventuelles Bankdarlehen wirkt sich nicht negativ aus. Allerdings sieht das bei einer Kreditanfrage, wo der Kredit nicht zustande kommt, anders aus. Denn hierbei geht die Schufa automatisch davon aus, dass dieser Kredit, aufgrund einer negativen Bonität nicht zustande kommt.

● Die Vertragsgestaltung

Wer bestimmte Maßnahmen schon vor dem Abschluss eines Vertrages ergreifst, kannst damit Forderungsausfälle vermeiden. Auf was man bei der Vertragsgestaltung achten musst, zeigen die folgenden Absätzen.

- Informationen über den Vertragspartner einholen

Sie sollten sich die Informationen über ihren Vertragspartner vorzugsweise schon bei der Anbahnung eines Geschäfts einholen. Hierbei solltest Sie folgende Punkte überprüfen:

-- Erfassen Sie so viele Kundendaten, wie möglich.

-- Achten Sie darauf, dass Sie bei Vertragsschluss eine vollständige Bezeichnung des   
    Vertragspartners haben.

Informationsquellen können sein:

-- Handelsregistereintrag bzw. Unternehmensregister
-- Gewerberegister
-- Einwohnermeldeamt
-- Creditreform
-- Gerichtliches Schuldnerverzeichnis
-- Internet

- Fälligkeitsvereinbarung

Bei der Vertragsgestaltung ist es wichtig, dass die direkten Fälligkeitszeitpunkte festlegt werden. Diese können zum Beispiel so aussehen:

-- 14 Tage nach Rechnungsdatum
-- am 10. des Folgemonats

Die Leistung wird hierbei nach dem Kalender bestimmt, sodass der Verzug auch ohne eine Mahnung eintritt.

- Zahlungsbedingungen

Hierbei ist die Informationsbeschaffung über die Geschäftspartner ein Vorteil. Denn anhand der Informationen kann man entsprechend die Zahlungsbedingungen vereinbaren. Diese können sein:

-- Lastschrift / Bankeinzug
-- Vorkasse
-- Vorschuss oder Abschlagszahlung
-- Skonto als Anreiz zur Zahlung
-- Zahlung per Nachnahme

- Forderungssicherung

Als Forderungssicherung gelten zum Beispiel Vereinbarungen, die besagen, dass die Ware erst nach vollständiger Bezahlung dem Kunden gehört. Dies nennt sich auch Eigentumsvorbehalt. Weitere Vereinbarungen, die der Forderungssicherung dienen, sind:

-- Forderungsabtretung
-- Sicherungsübereignung
-- Bürgschaften

● Die Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung sollte, nach erbringen der Leistungen, zeitnah erfolgen. Außerdem ist es wichtig, dass die Rechnung vollständig und korrekt ist, damit es zu keiner Reklamation kommen kann. Nur so kann man lange Zahlungszeiträume vermeiden, die das Unternehmen am Ende in finanzielle Schwierigkeiten bringen könnten.

- Grundlagen zur korrekten Rechnungsstellung

Zu den Grundlagen der Rechnungsstellung zählt die Einhaltung von den handels- und steuerrechtlichen Mindestanforderungen. Diese Anforderungen gestalten den Inhalt und die Struktur einer Rechnung.

 

Welche Angaben müssen auf die Rechnung

  1. Gesetzliche Pflichtangaben

- vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers
- eindeutige Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum
- Steuernummer / Umsatzsteuer-ID
- Menge und Art der gelieferten Leistung
- Entgelt
- aufzuwendende Steuersätze
- eingeräumte Rabatte

  1. Zusätzliche Angaben 

- Dankesworte
- Hinweise  auf Aktionen und Sonderangebote
- Bitte um Weiterempfehlung
- Gruß- und Abschiedsformel

● Die Zahlungsabwicklung

Zu der Zahlungsabwicklung zählt in erster Linie die Risikoüberwachung. Das heißt, man muss die Zahlungseingänge regelmäßig prüfen und anhand dieser Informationen die Risikobeurteilung der Kunden anpassen.

● Mahnverfahren und Inkasso

Bei dem Thema Mahnverfahren und Inkasso kommt es häufig zu einem Konflikt. Auf der einen Seite will man sein Geld pünktlich erhalten und auf der anderen Seite die Geschäftsbeziehung nicht schädigen. Trotzdem ist es wichtig, dass man diese beiden Schritte bei jedem Kunden konsequent anwendet. Eine Möglichkeit ist, die Mahnstrategien nach Kundenklassen einzuteilen. Die Kundenklassen kann man zum Beispiel nachfolgenden Kriterien anpassen:

- Anzahl der Mahnungen
- Schärfe des Tons
- zeitlicher Mahnungsturnus
- Folgemaßnahmen

Außerdem ist es hilfreich, wenn man im Unternehmen verbindliche Verhaltensregeln einführt, wie im Verzugsfall reagiert werden soll. Zudem sollte man konkrete Maßnahmen festlegen, die einzuhalten sind, wenn es zum Verzug kommt.

● Das Informationsmanagement

Bei dem Informationsmanagement geht es darum, dass die wichtigen Kennzahlen über die Entwicklung des Unternehmens und der Kundenstruktur zusammengetragen werden. Anschließend gilt es, diese auszuwerten und an das Management weiterzugeben. Das Informationsmanagement besteht aus zwei Teilbereichen:

- Informationen und Kennzahlen über die Finanzstruktur des Unternehmens
- Informationen und Kennzahlen über die Kunden

- Informationen und Kennzahlen über die Finanzstruktur des Unternehmens

Die Debitorenbuchhaltung hat die Möglichkeit, ganz genau zu berechnen, auf welche Summe sich der aktuelle Posten der Forderung, welche offen ist, beziffert. Dies funktioniert über die Bereitstellung der Informationen über den ausstehenden Zahlungsfluss zum Unternehmen. Aus den generierten Daten kann Folgendes geschehen:

-- Planung der Liquiditätsabwicklung
-- Strategische Planung für langfristige Investitionen

Die erfassten Werte dienen als Entscheidungsgröße. Und zwar für operative und strategische Maßnahmen. So hast du die Möglichkeit, wirtschaftliche und nachhaltige Entscheidungen zu treffen.

- Informationen und Kennzahlen über die Kunden

Durch das Sammeln und Auswerten aller Informationen zu dem Kunden kann man diese für die Beurteilung von zukünftigen Geschäften nutzen. Durch das Zahlungsverhalten des Kunden lassen sich Rückschlüsse über dessen Zahlungsmoral ziehen. Zudem lassen sich durch die Kennzahlen grundsätzliche Aussagen über dessen finanzielle Lage ableiten.

- Kennzahlen im Forderungsmanagement

Die Kennzahlen zeigen auf, wie erfolgreich ein Forderungsmanagement ist. Wie die Berechnung solcher Kennzahlen und die Aussage dazu aussehen, zeigt die nachstehende Übersicht:

Kennzahl: Bestand gesamte Forderungen (offene und unerbringliche)

Berechnung: Prozentuelles Verhältnis der offenen und uneinbringlichen Forderungen, 
                       Verglichen mit der Gesamthöhe

Aussage: Es werden aufeinanderfolgende Perioden betrachtet. Zudem gilt die Kennzahl
                als Gradmessers eines effektiven Forderungsmanagements

 

Kennzahl: Debitorendurchlaufzeit

Berechnung: Durchschnittlicher Forderungsbestand im Verhältnis zu den Umsatzerlösen 
                       x 360 Tage

Aussage: Hier ist eine Laufzeit optimal, wenn sie nahe am durchschnittlich eingeräumten               
                 Zahlungsziel liegt.

 

Kennzahl: Umschlagshäufigkeit der Forderungen

Berechnung: Umsatzerlöse im Verhältnis zu dem durchschnittlichen Forderungsbestand

Aussage: Je höher die Forderungen sind, umso schneller werden sie liquide gemacht.   
                Sinkt die Forderung, steigt die Kapitalbindung am Unternehmen.

 

Kennzahl: Ausfallrate der Forderungen

Berechnung: Ausgefallene Forderungen im Verhältnis zum Gesamtumsatz

Aussage: Ein Branchenvergleich ist hier lohnenswert, so können Sie ihr eigenes
                Unternehmen einschätzen. 

Ihr Ansprechpartner

Michael Jodlauk

Telefon: 02602 124-308
Mail: michael.jodlauk@westerwaldkreis.de

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