Folgende Aufgaben fallen im Rahmen des Forderungsmanagements an:
● Die Bonitätsprüfung
Durch eine Bonitätsprüfung kannst man die Kreditwürdigkeit eines Geschäftspartners prüfen. Die Bonität beschreibt den Willen und die Fähigkeit des Kunden, Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen.
- Was wird geprüft?
Bei der Bonitätsprüfung kommt es zu einer Überprüfung von folgenden Daten:
-- Name
-- Alter
-- Geschlecht
-- Anschrift von potenziellen Kunden
Hinzu kommt eine Analyse des Zahlungsverhaltens. Dies geschieht über Auskunfteien, wie zum Beispiel die Schufa. Diese Auskunfteien sammeln die Daten eines Kunden von verschiedenen Unternehmen. Anhand dieser Daten lässt sich letztendlich feststellen, ob der Kunde bisher zuverlässig seinen Zahlungen nachgekommen ist oder nicht. In diesen Auskunfteien werden auch Inkasso- und Gerichtsdaten aufgeführt.
- Die wichtigsten Faktoren der Bonitätsprüfung
Nicht jeder Kunde wird bei der Bonitätsprüfung gleich bewertet. Neben der Zahlungswilligkeit und den persönlichen Daten, spielen beim Scoring weitere Faktoren eine wichtige Rolle. Diese sind:
● Die Vertragsgestaltung
Wer bestimmte Maßnahmen schon vor dem Abschluss eines Vertrages ergreifst, kannst damit Forderungsausfälle vermeiden. Auf was man bei der Vertragsgestaltung achten musst, zeigen die folgenden Absätzen.
- Informationen über den Vertragspartner einholen
Sie sollten sich die Informationen über ihren Vertragspartner vorzugsweise schon bei der Anbahnung eines Geschäfts einholen. Hierbei solltest Sie folgende Punkte überprüfen:
-- Erfassen Sie so viele Kundendaten, wie möglich.
-- Achten Sie darauf, dass Sie bei Vertragsschluss eine vollständige Bezeichnung des
Vertragspartners haben.
Informationsquellen können sein:
-- Handelsregistereintrag bzw. Unternehmensregister
-- Gewerberegister
-- Einwohnermeldeamt
-- Creditreform
-- Gerichtliches Schuldnerverzeichnis
-- Internet
- Fälligkeitsvereinbarung
Bei der Vertragsgestaltung ist es wichtig, dass die direkten Fälligkeitszeitpunkte festlegt werden. Diese können zum Beispiel so aussehen:
-- 14 Tage nach Rechnungsdatum
-- am 10. des Folgemonats
Die Leistung wird hierbei nach dem Kalender bestimmt, sodass der Verzug auch ohne eine Mahnung eintritt.
- Zahlungsbedingungen
Hierbei ist die Informationsbeschaffung über die Geschäftspartner ein Vorteil. Denn anhand der Informationen kann man entsprechend die Zahlungsbedingungen vereinbaren. Diese können sein:
-- Lastschrift / Bankeinzug
-- Vorkasse
-- Vorschuss oder Abschlagszahlung
-- Skonto als Anreiz zur Zahlung
-- Zahlung per Nachnahme
- Forderungssicherung
Als Forderungssicherung gelten zum Beispiel Vereinbarungen, die besagen, dass die Ware erst nach vollständiger Bezahlung dem Kunden gehört. Dies nennt sich auch Eigentumsvorbehalt. Weitere Vereinbarungen, die der Forderungssicherung dienen, sind:
-- Forderungsabtretung
-- Sicherungsübereignung
-- Bürgschaften
● Die Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung sollte, nach erbringen der Leistungen, zeitnah erfolgen. Außerdem ist es wichtig, dass die Rechnung vollständig und korrekt ist, damit es zu keiner Reklamation kommen kann. Nur so kann man lange Zahlungszeiträume vermeiden, die das Unternehmen am Ende in finanzielle Schwierigkeiten bringen könnten.
- Grundlagen zur korrekten Rechnungsstellung
Zu den Grundlagen der Rechnungsstellung zählt die Einhaltung von den handels- und steuerrechtlichen Mindestanforderungen. Diese Anforderungen gestalten den Inhalt und die Struktur einer Rechnung.
Welche Angaben müssen auf die Rechnung
- vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers
- eindeutige Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum
- Steuernummer / Umsatzsteuer-ID
- Menge und Art der gelieferten Leistung
- Entgelt
- aufzuwendende Steuersätze
- eingeräumte Rabatte
- Dankesworte
- Hinweise auf Aktionen und Sonderangebote
- Bitte um Weiterempfehlung
- Gruß- und Abschiedsformel
● Die Zahlungsabwicklung
Zu der Zahlungsabwicklung zählt in erster Linie die Risikoüberwachung. Das heißt, man muss die Zahlungseingänge regelmäßig prüfen und anhand dieser Informationen die Risikobeurteilung der Kunden anpassen.
● Mahnverfahren und Inkasso
Bei dem Thema Mahnverfahren und Inkasso kommt es häufig zu einem Konflikt. Auf der einen Seite will man sein Geld pünktlich erhalten und auf der anderen Seite die Geschäftsbeziehung nicht schädigen. Trotzdem ist es wichtig, dass man diese beiden Schritte bei jedem Kunden konsequent anwendet. Eine Möglichkeit ist, die Mahnstrategien nach Kundenklassen einzuteilen. Die Kundenklassen kann man zum Beispiel nachfolgenden Kriterien anpassen:
- Anzahl der Mahnungen
- Schärfe des Tons
- zeitlicher Mahnungsturnus
- Folgemaßnahmen
Außerdem ist es hilfreich, wenn man im Unternehmen verbindliche Verhaltensregeln einführt, wie im Verzugsfall reagiert werden soll. Zudem sollte man konkrete Maßnahmen festlegen, die einzuhalten sind, wenn es zum Verzug kommt.
● Das Informationsmanagement
Bei dem Informationsmanagement geht es darum, dass die wichtigen Kennzahlen über die Entwicklung des Unternehmens und der Kundenstruktur zusammengetragen werden. Anschließend gilt es, diese auszuwerten und an das Management weiterzugeben. Das Informationsmanagement besteht aus zwei Teilbereichen:
- Informationen und Kennzahlen über die Finanzstruktur des Unternehmens
- Informationen und Kennzahlen über die Kunden
- Informationen und Kennzahlen über die Finanzstruktur des Unternehmens
Die Debitorenbuchhaltung hat die Möglichkeit, ganz genau zu berechnen, auf welche Summe sich der aktuelle Posten der Forderung, welche offen ist, beziffert. Dies funktioniert über die Bereitstellung der Informationen über den ausstehenden Zahlungsfluss zum Unternehmen. Aus den generierten Daten kann Folgendes geschehen:
-- Planung der Liquiditätsabwicklung
-- Strategische Planung für langfristige Investitionen
Die erfassten Werte dienen als Entscheidungsgröße. Und zwar für operative und strategische Maßnahmen. So hast du die Möglichkeit, wirtschaftliche und nachhaltige Entscheidungen zu treffen.
- Informationen und Kennzahlen über die Kunden
Durch das Sammeln und Auswerten aller Informationen zu dem Kunden kann man diese für die Beurteilung von zukünftigen Geschäften nutzen. Durch das Zahlungsverhalten des Kunden lassen sich Rückschlüsse über dessen Zahlungsmoral ziehen. Zudem lassen sich durch die Kennzahlen grundsätzliche Aussagen über dessen finanzielle Lage ableiten.
- Kennzahlen im Forderungsmanagement
Die Kennzahlen zeigen auf, wie erfolgreich ein Forderungsmanagement ist. Wie die Berechnung solcher Kennzahlen und die Aussage dazu aussehen, zeigt die nachstehende Übersicht:
Kennzahl: Bestand gesamte Forderungen (offene und unerbringliche)
Berechnung: Prozentuelles Verhältnis der offenen und uneinbringlichen Forderungen,
Verglichen mit der Gesamthöhe
Aussage: Es werden aufeinanderfolgende Perioden betrachtet. Zudem gilt die Kennzahl
als Gradmessers eines effektiven Forderungsmanagements
Kennzahl: Debitorendurchlaufzeit
Berechnung: Durchschnittlicher Forderungsbestand im Verhältnis zu den Umsatzerlösen
x 360 Tage
Aussage: Hier ist eine Laufzeit optimal, wenn sie nahe am durchschnittlich eingeräumten
Zahlungsziel liegt.
Kennzahl: Umschlagshäufigkeit der Forderungen
Berechnung: Umsatzerlöse im Verhältnis zu dem durchschnittlichen Forderungsbestand
Aussage: Je höher die Forderungen sind, umso schneller werden sie liquide gemacht.
Sinkt die Forderung, steigt die Kapitalbindung am Unternehmen.
Kennzahl: Ausfallrate der Forderungen
Berechnung: Ausgefallene Forderungen im Verhältnis zum Gesamtumsatz
Aussage: Ein Branchenvergleich ist hier lohnenswert, so können Sie ihr eigenes
Unternehmen einschätzen.