Forderungsmanagement bei KMUs -H-
● Das außergerichtliche Mahnverfahren
Um Zahlung verlangen zu können, muss zunächst ein Anspruch bestehen und die Forderung muss fällig sein. Die Fälligkeit ergibt sich entweder aus gesetzlichen Regelungen oder aus vertraglichen Vereinbarungen.
§ 271 BGB regelt grundsätzlich für alle Vertragsarten, dass die Zahlung sofort nach Leistungserbringung fällig wird. Jedoch gibt es bei einigen Vertragstypen, wie beispielsweise im Werk- oder Dienstvertragsrecht, spezielle Fälligkeitsregelungen, die der allgemeinen Regelung in § 271 BGB vorgehen.
Häufig vereinbaren die Vertragsparteien abweichend von den gesetzlichen Regelungen im Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, dass der Zahlungsschuldner noch mehrere Tage oder Wochen nach Rechnungsdatum zahlen kann. Solche Vereinbarungen werden allerdings durch § 271 a BGB eingeschränkt bzw. strengeren Wirksamkeits-anforderungen unterworfen.
Hat der Schuldner versehentlich oder absichtlich die Zahlung trotz Fälligkeit nicht geleistet, wird der Gläubiger ihm in der Regel im Rahmen des außergerichtlichen Mahnverfahrens zunächst ein oder mehrere Mahnschreiben schicken. Diese Schreiben haben das Ziel, schnell und kostengünstig die offene Geldsumme zu erhalten.
- Mahnung
Rechtlich ist die Mahnung eine einseitige, empfangsbedürftige Aufforderung an den Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen. Durch die Mahnung wird der Schuldner grundsätzlich in Verzug gesetzt. Die in der Mahnung enthaltene Aufforderung zur Zahlung muss eindeutig und bestimmt sein. Der Gläubiger hat gegenüber dem Schuldner klar zum Ausdruck zu bringen, dass er die geschuldete Geldsumme verlangt.
Die Mahnung ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann zwar grundsätzlich schriftlich, mündlich oder sogar auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch schriftlich zu mahnen.
Für den Verzugseintritt ist grundsätzlich nur eine Mahnung erforderlich nach dem Gesetz. In einigen gesetzlich geregelten Fällen, kommt der Schuldner jedoch auch ohne Mahnung in Verzug. Häufig werden in der Praxis – je nach Bonität des Kunden – bis zu drei Mahnungen ausgesprochen. Schließlich soll der Kunde, der nur versehentlich die Zahlung versäumt hat, nicht durch sofortiges gerichtliches Vorgehen verärgert, sondern zunächst höflich an die Zahlungspflicht erinnert werden. In vielen Fällen bietet das außergerichtliche Mahnverfahren eine schnelle und kostengünstige Möglichkeit, um zügig an die offene Geldsumme zu kommen.
Das außergerichtliche Mahnverfahren kann beispielsweise nach folgendem Schema ablaufen:
- Ablauf außergerichtliches Mahnverfahren
Erste Mahnung: Zahlungserinnerung
Mit diesem Schreiben sollte der Kunde in höflicher Form an die Zahlung erinnert werden. Zweckmäßig wäre es diesem Schreiben eine Kopie der Rechnung beizulegen, damit der Kunde mit Hilfe der Kopie die Rechnung begleichen kann, falls er diese beispielsweise verlegt oder verloren haben sollte. Eine Fristsetzung ist nicht erforderlich, ebenso wenig die Androhung bestimmter Folgen. Es genügt, wenn der Gläubiger eindeutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Geldsumme verlangt.
Beispiel einer Zahlungserinnerung:
Zahlungserinnerung
Rechnung Nr.... vom ...
Sehr geehrte/r ...,
auf unsere o.a. Rechnung haben wir noch keinen Zahlungseingang feststellen können.
Falls Ihrer Aufmerksamkeit unsere o. a. Rechnung entgangen ist, haben wir Ihnen eine Kopie unserer Rechnung beigefügt. Wir bitten Sie, die Regulierung nachzuholen und sehen dem Eingang Ihrer Zahlung entgegen.
Sollten Sie zwischenzeitlich bereits Zahlung geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Zweite Mahnung: Ausdrückliche Mahnung
Ist trotz der Zahlungserinnerung kein Geld eingegangen, kann sich gegebenenfalls eine zweite Mahnung empfehlen. Dieses Mahnschreiben wird im Allgemeinen deutlicher formuliert und nennt regelmäßig eine Zahlungsfrist von beispielsweise 10 oder 14 Tagen.
Beispiel einer Mahnung:
Mahnung
Rechnung Nr. ... vom ...
Sehr geehrte/r ..,
leider haben Sie auf unsere Zahlungserinnerung vom ... nicht reagiert. Wir bitten Sie daher den überfälligen Betrag in Höhe von ... bis zum ... auf unser Konto zu überweisen. Sofern Sie den vorgenannten Termin nicht einhalten, werden wir Ihnen Verzugszinsen und Mahnkosten berechnen müssen.
Sollten Sie zwischenzeitlich bereits Zahlung geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Dritte Mahnung: Androhung weiterer Schritte
Mit der dritten Mahnung können weitere Schritte bei Nichteinhaltung eines erneuten und letzten Zahlungstermins angedroht werden. Weitere Schritte können beispielsweise die Einbeziehung eines Inkassoinstitutes oder die Einschaltung eines Rechtsanwaltes sein. Ferner kann mit der Androhung einer Klage oder eines gerichtlichen Mahnverfahrens dem Schuldner der Ernst der Lage deutlich vor Augen geführt werden. Die durch diese Maßnahmen anfallenden Kosten können dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
Beispiel einer Mahnung:
Letzte Mahnung
Rechnung Nr. ... vom ...
Sehr geehrte/r ...,
trotz unserer schriftlichen Erinnerungen vom ... und vom ... konnten wir bis zum heutigen Tag keinen Zahlungseingang feststellen.
Zur Zahlung offen sind folgende Beträge:
Rechnungsbetrag: ... Euro
Verzugszinsen (... %) ... Euro
Mahnkosten: ... Euro
Summe: ... Euro
Wir bitten Sie daher letztmalig, den fälligen Betrag bis zum ... auf unser Konto einzuzahlen.
Sollte auch dieser Termin ohne Geldeingang auf unserem Konto verstreichen, sehen wir uns gezwungen, ohne erneute Aufforderung gerichtliche Schritte einzuleiten. Beachten Sie bitte, dass dadurch für Sie erhöhte Kosten entstehen würden.
Hat sich diese Mahnung mit Ihrer Zahlung überschnitten, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
Selbstverständlich kann im Einzelfall auch anders verfahren werden, indem beispielsweise nur eine oder zwei Mahnungen vor der Einleitung weiterer Schritte übersandt werden. Die Entscheidung über das Vorgehen erfordert jeweils eine Überprüfung des Einzelfalls.
Hinweis: Verzugszinsen und Mahnkosten können bereits ab Verzugseintritt verlangt werden!
