Forderungsmanagement bei KMUs -I-

● Das Inkasso-Mahnverfahren

Kommen Kunden den Forderungen nicht nach, können Sie nach dem Versenden der ersten Mahnung sowohl ein spezialisiertes Inkassobüro als auch einen Rechtsanwalt einschalten.

Inkassodienste übernehmen im Forderungsmanagement sowohl gerichtliche als auch vorgerichtliche Maßnahmen. Sie nehmen über Mahnungen also Kontakt zum säumigen Kunden auf, überprüfen, ob die Forderung überhaupt gerechtfertigt ist und prüfen die Bonität des Kunden. Kommt es dennoch nicht zur Zahlung, stellt das Inkassobüro einen Antrag auf einen gerichtlichen Mahnbescheid und ggfs. auch auf einen Vollstreckungsbescheid.

Der Begriff Inkasso bezeichnet den Einzug von Forderungen. Ein geschäftsmäßiger Einzug fremder Forderungen braucht nach §§ 2 Abs. 2 und 10 Abs. 1 Nr. 1 RDG eine Erlaubnis. Es wird zwischen verschiedenen Arten von Tätigkeiten von Inkassounternehmen unterschieden. Bei der Einziehung wird ein Inkassounternehmen im Auftrag des Gläubigers tätig. Durch die Einzugsermächtigung wird das Inkassounternehmen bevollmächtigt, im eigenen Namen die Zahlung zu verlangen. Die Inkassozession bezeichnet die Abtretung der Forderung nach § 398 BGB, damit die Forderung eingezogen werden kann. Die Vollabtretung bezeichnet den Forderungskauf, also die Abtretung an das Inkassobüro ohne Zweckbindung. 

Der Ablauf eines Inkassoverfahrens lässt sich in vier Abschnitte gliedern:

1. das vorgerichtliche bzw. außergerichtliche Inkassoverfahren
2. das gerichtliche Mahnverfahren
3. das nachgerichtliche Inkassoverfahren und
4. das Überwachungsverfahren

- Voraussetzungen für ein Inkasso-Verfahren

Die grundlegende Voraussetzung eines Inkassoverfahrens ist eine fällige Forderung gegen einen Schuldner. Die kann aus unterschiedlichen vertraglichen Vereinbarungen entstanden sein. So können Schulden entstehen, wenn sie über einen Versandhändler etwas kaufen und die Rechnung nicht bezahlen. Gleiches gilt, wenn eine Telefonrechnung nicht bezahlt wird. Erstes Beispiel ist vertragsrechtlich ein Kauf, zweites Beispiel ein Dienstleistungsvertrag. Ein Inkassoverfahren umfasst also eine erbrachte Leistung eines Unternehmens, für die ihm eine Bezahlung zusteht. Es handelt sich dann um eine rechtmäßige Forderung, die aus Verträgen oder Rechnungen hervorgeht. Wenn ein Kunde nicht zahlt, obwohl der Betrag fällig ist, wird meistens durch das Unternehmen eine Zahlungserinnerung versendet. Hierzu sind Unternehmen nicht verpflichtet, in den meisten Fällen handeln sie jedoch aus Kulanz gegenüber dem Kunden so. Der Kunde könnte dann noch die Rechnung begleichen, ohne Aufschläge zu bezahlen. Erfolgt auch dann kein Zahlungseingang, schicken Unternehmen in der Regel zusätzlich zwei weitere Mahnungen. Auch hierzu sind sie nicht verpflichtet. Spätestens ab der ersten Mahnung befindet sich der Kunde jedoch im Zahlungsverzug und das Unternehmen ist berechtigt, einen entsprechenden Dienstleister mit der Angelegenheit zu beauftragen und damit im Zusammenhang ein Inkassoverfahren einzuleiten.

- Wer kann ein Inkassobüro in Anspruch nehmen?

Jeder, der nach erbrachten Leistungen nicht vergütet wurde, kann ein Inkassobüro und dessen Dienstleistung in Anspruch nehmen. Dazu zählen zum Beispiel Unternehmen, handwerkliche Betriebe, aber auch Privatpersonen. 

- Ablauf eines Inkasso-Verfahrens

Sobald das Inkassounternehmen mit dem Forderungseinzug beauftragt ist, handelt es als erster Ansprechpartner gegenüber dem Schuldner. Das heißt, dass Schuldner ab diesem Zeitpunkt im laufenden Inkassoverfahren alle Fragen und Zahlungen mit dem Inkassobüro absprechen und nicht an ihren eigentlichen Geschäftspartner, den Gläubiger, richten. Zahlungen sollten auf das Konto des Inkassounternehmens überwiesen werden, damit keine Zuordnungsprobleme entstehen. So kann das Inkassoverfahren schnell und unkompliziert gestoppt werden.

Die Schlüssigkeitsprüfung ist der erste Schritt des Inkassoverfahrens. Die Forderung des Gläubigers, die der Dienstleister für ihn eintreiben soll, wird zunächst geprüft. Dieses Verfahren gibt Aufschluss darüber, ob die Forderung überhaupt berechtigt ist. Anschließend erhalten Schuldner eine Zahlungsaufforderung, in der sie über die Höhe der Hauptforderung und mögliche Nebenforderungen informiert werden. Empfängt der Schuldner die Aufforderung, sollte er selbst prüfen, ob diese berechtigt ist oder ob sie bereits von ihm beglichen wurde.

Ist die Rechnung noch nicht bezahlt, sollte der Schuldner nach Möglichkeit den entsprechenden Betrag sofort an das Konto überweisen, das in der Zahlungsaufforderung ausgewiesen ist. Im Normalfall gibt es dann neben der Hauptforderung noch eine Nebenforderung und Inkassokosten, die zu begleichen sind. Das Inkassoverfahren wird nicht abgeschlossen, ehe diese Posten nicht bedient wurden. Wichtig ist, dass der Schuldner den Kontakt zum Inkassounternehmen sucht und die Zahlungsaufforderung nicht einfach ignoriert. Ansonsten kann das Inkassoverfahren kostspielige Folgen haben - in Bezug auf Nerven, Zeit und Geld!

- Kosten und Gebühren eines Inkasso-Verfahrens

Wie hoch dürfen Inkassokosten sein und wer muss sie eigentlich zahlen? Die Gebühren für Inkassounternehmen waren lange Zeit gesetzlich nicht eindeutig geregelt. Es war intransparent, welche Inkassogebühren zulässig waren und welche nicht. Mittlerweile hat der Gesetzgeber darauf reagiert und die Kosten werden einheitlich festgelegt.

-- Warum gibt es Gebühren?

Bei einem außergerichtlichen Mahnverfahren durch ein Inkassounternehmen entstehen manchmal zusätzliche Kosten. Diese müssen meist zusätzlich zur Hauptforderung vom Schuldner bezahlt werden. 

Die Kosten entstehen durch die Arbeit des Inkassobüros, welches eine Dienstleistung anbietet und bezahlt werden muss. Oftmals gibt es den Einwand, dass entsprechende Kosten von demjenigen bezahlt werden sollten, der das Inkassounternehmen beauftragt. In vielen Fällen ist es so, dass die Gläubiger den Dienstleister im Voraus bezahlen. Ihnen steht jedoch das Recht zu, sich den durch Zahlungsverzug entstandenen Schaden von dem Schuldner erstatten zu lassen. Entsprechende Regelungen finden sich in den §§ 280 BGB und 286 BGB.

Dem Verzugsschaden werden auch die Rechtsverfolgungskosten zugeordnet, weshalb die Inkassokosten bei dem Schuldner liegen. Alle weiteren Kosten, die im sogenannten Betreibungsprozess anfallen, werden zusätzlich dem Schuldner auferlegt. So können auch Mahnbescheide als Nebenforderung anerkannt werden. Auch beim Inkassounternehmen entstehen während des Prozesses Kosten. Kontaktiert man den Schuldner im außergerichtlichen Mahnverfahren, können Post- und Telefongebühren anfallen. Kommt es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren, fallen weitere Kosten durch juristische Überprüfungen der Sachlage und durch tiefergreifende Ermittlungen an.

-- Gesetzliche Rahmenbedingungen für Inkasso-Gebühren

Generell gilt für Inkassounternehmen die gleiche Vergütung wie für Rechtsanwälte. Inkassogebühren orientieren sich außerdem an der Höhe der Forderung. Wenn ein Gläubiger ein Inkassounternehmen beauftragt, muss der Schuldner alle anfallenden Kosten an das Inkassobüro zahlen. Gebühren, die über die eigentliche Schuld hinausgehen, darf das Inkassounternehmen behalten. Sie sind letztlich dessen Gewinn.

Ein Unternehmen darf nur als Inkassobüro tätig sein, wenn es die sogenannten Registrierungsvoraussetzungen erfüllt. Diese sind in § 12 RDG geregelt. Das Gesetz wurde im Juli 2008 verabschiedet und erlaubt es Inkassounternehmen, selbstständig Mahn- und Vollstreckungsbescheide zu beantragen. Nach dem ein Unternehmen einen Inkassodienstleister mit dem Forderungseinzug beauftragt hat, läuft der weitere Austausch allein über diesen Dienstleister. Offene Zahlungen müssen dann über die Bankverbindung des Inkassounternehmens beglichen werden. Auf die früher vorliegenden Unklarheiten hat der Gesetzgeber inzwischen reagiert und das Einführungsgesetz zum Rechtsdienstleistungsgesetz ergänzt. In § 4 EGRD wurde festgelegt, dass Inkassounternehmen keine höheren Gebühren als Rechtsanwälte für die gleiche Tätigkeit verlangen dürfen. 

An dieser Stelle wird außerdem formuliert, dass ein solches Unternehmen nur dann eine Gebühr für entsprechende Tätigkeiten verlangen darf, wenn ein Rechtsanwalt dies ebenfalls dürfte. Kann ein Rechtsanwalt also keine Gebühren für eine Sache erheben, darf ein Inkassounternehmen dies auch nicht.

Seit 2013 gilt ein neues „Gesetz gegen unseriöse Geschäftspraktiken“, welches das RDG ergänzt und die Arbeit von Inkassounternehmen regelt. Es soll dem Schuldner mehr Klarheit und Transparenz bringen. Das neue Gesetz trägt außerdem dazu bei, dass alle Informationen für den Schuldner aufgelistet werden und er die Forderung bestmöglich nachvollziehen kann. Die Kosten bei einem außergerichtlichen Mahnverfahren liegen zwar beim Schuldner, der Gläubiger steht jedoch nach § 254 Abs. 2 BGB in der Pflicht, die Kosten für den Schuldner so gering wie möglich zu halten. Die Kosten orientieren sich dabei an der Höhe der Hauptforderung, also nach dem Gegenstandswert. In einem außergerichtlichen Mahnverfahren wird durch das RVG eine halbe (0,5) bis höchstens zweieinhalbfache (2,5) Gebühr festgehalten.

- Welche zusätzlichen Kosten und Gebühren eines Inkasso-Verfahrens können anfallen?

-- Inkassogebühren bei Ratenzahlungsvereinbarungen

Oft bieten Inkassobüros dem Schuldner auch Ratenzahlungsvereinbarungen an. Erkennt er die gesamte Schuld an, verzichtet er gleichzeitig auch auf mögliche Einwände oder Einsprüche gegen die gestellten Forderungen. Grundsätzlich darf das Inkassobüro eine Einigungsgebühr erheben. Die darf dann allerdings nicht 20 Prozent des ursprünglichen Anspruchs überschreiten. Wenn die Ratenzahlungsvereinbarung widerrufen wird, entfällt auch die Einigungsgebühr.

-- Mahngebühren und Vollstreckungsbescheid 

Für einen rechtskräftigen Mahn- und Vollstreckungsbescheid dürfen maximal Gebühren in Höhe von 25 Euro erhoben werden. Wenn die Mahnkosten nicht pauschal verlangt werden, müssen diese Kosten für jedes Schreiben einzeln nachgewiesen werden. Diese Mahngebühren müssen in jedem Fall angemessen und verhältnismäßig sein. So darf der Betrag 2,50 Euro nicht übersteigen. Zu den Mahngebühren zählen Portokosten für die Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung sowie das Material (Papier, Briefumschläge für die Zahlungserinnerung und die Mahnungen). Kosten für die Verwaltung, das Personal und die Technik gehören nicht zu den Mahngebühren, weil es sich hierbei um Aufgaben des allgemeinen Geschäftsbetriebs handelt. Gläubiger und Inkassobüro dürfen ausschließlich die reinen Materialkosten für die Mahnbriefe einfordern. Deswegen können maximal Kosten von zwei bis drei Euro verlangt werden, für ein Mahnschreiben maximal nur ein Euro. Im Zweifelsfall müssen Gläubiger und Inkassobüro die Anzahl der Mahnschreiben nachweisen. Außerdem müssen sie beweisen, dass der Schuldner diese auch erhalten hat. Es empfiehlt sich daher, diese Schreiben als Einschreiben/Rückschein zu versenden. Bei einer pauschalen Berechnung der Portopauschale dürfen nicht zusätzlich noch Kosten für das Mahnschreiben verlangt werden.

-- Auslagenpauschale

In der Regel sind zusätzlich zu den Inkassogebühren, Auslagenpauschalen zu entrichten. Diese beinhaltenen Entgelte für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen. Eine Auslagenpauschale ist zulässig und kann 20 Prozent des Gegenstandwertes haben. Maximal darf sie jedoch nur 20 Euro betragen.

-- Verzugszinsen

Wenn die Forderungen aus einem Kreditgeschäft zwischen einem Verbraucher und einem Darlehensnehmer stammen, kann der Gläubiger pauschalierte Verzugszinsen gemäß § 288 BGB einfordern. Diese sind zulässig und müssen daher vom Schuldner geleistet werden. Die Höhe dieser Zinsen darf höchstens fünf Prozent (neun Prozent bei gewerblichen Schuldnern) über dem Basiszins liegen. Enthalten sind darin zwei Prozent Bearbeitungs- und Verwaltungskosten. Kosten für Mahnschreiben oder Adressermittlung dürfen nicht zusätzlich in Rechnung gestellt werden, sofern Verzugszinsen beansprucht werden.

-- Hebegebühren

Im RVG wurde eine Hebegebühr festgehalten, die manchmal von Inkassounternehmen geltend gemacht werden kann. Die Hebegebühr ist eine Gebühr, die für die Auszahlung, Rückzahlung und Verwaltung geltend gemacht werden kann. Die Gebühr darf aber nur erhoben werden, wenn die notwendigen Leistungen aus dem Rahmen sonstiger anwaltlicher Tätigkeiten fallen.

-- Mehrwertsteuer

Die Mehrwertsteuer von 19 Prozent darf auf die geforderte Inkassogebühr nur dann veranschlagt werden, wenn der Auftraggeber bzw. Gläubiger nicht gewerblich handelt und somit nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist.

- Wie findet man ein seriöses Inkassobüro?

Ein seriöses Inkassounternehmen zu finden, kann sich als schwierig erweisen. Daher anbei einige wichtige Punkte, auf die man achten solltest.

-- Zulassung und Registrierung

Die Tätigkeit eines Inkassounternehmens unterliegt dem Rechtsdienstleistungsgesetz – kurz RDG. Daher sind diese Unternehmen prinzipiell an strikte Regeln gebunden. Ein seriöses Inkassounternehmen erkennst du an der offiziellen Zulassung, welche durch eine gesetzliche Eignungsprüfung sicherstellt, dass dieses Unternehmen auch qualifiziert ist.

-- Angemessene Gebühren

Ein seriöses Unternehmen richtet sich nach dem anwaltlichen Vergütungssystem und berechnet die Gebühren angepasst an die Höhe der Hauptforderung.

-- Gewissenhafte Vorgehensweise

Bevor ein seriöses Unternehmen die erste Mahnung versendet, prüft es zuerst die Bonität des Schuldners und ob die Forderung des Auftraggebers überhaupt berechtigt ist. Es wird immer erst versucht eine außergerichtliche Lösung zu finden.

Tipp:

Achten Sie darauf, dass das Inkassounternehmen Mitglied in einem Verband ist. Es gibt zum Beispiel den Bundesverband deutscher Inkassounternehmen (BDIU). So ein Verband verpflichtet die Unternehmen, sich strikt an die Ordnungen zu halten. Verstöße werden mit hohen Geldbußen oder sogar dem Ausschluss aus dem Verband geahndet.

● Inkassounternehmen versus Rechtsanwalt

- Vorteile eines Inkassobüros

-- spezialisiert auf Inkasso
-- langjährige Erfahrung im Inkassobereich
-- kostengünstig
-- erfolgsabhängige Arbeit (bei Misserfolge keine Kosten für den Auftraggeber)
-- hartnäckige Vorgehensweise
-- Kreativität beim Eintreiben der Forderungen 

- Nachteile eines Inkassobüros

-- häufig schlechter Ruf
-- keine Zwangsvollstreckung bei Immobilien möglich
-- bei bestrittenen Forderungen keine Vertretung
-- keine gerichtlichen Vertretung möglich

- Vorteile eines Rechtsanwaltes

-- besseres Ansehen
-- keine Einschränkung bei Vertretung vor Gericht und bei Zwangsvollstreckung
-- kann alle Forderungen eintreiben
-- Begriff „Anwalt“ weckt Respekt
-- keine Neumandatierung nötig, wenn aus Inkasso ein Gerichtsverfahren wird

- Nachteile eines Rechtsanwaltes

-- häufig teurer als ein Inkassounternehmen
-- oft keine Spezialisierung auf Inkasso
-- außergerichtliche Möglichkeiten werden meist nicht voll ausgeschöpft