Forderungsmanagement bei KMUs -L-
Organisiert Rechnungen schreiben, Zahlungsverfahren und Mahnwesen im Auge behalten – das ist gar nicht so einfach, wenn man selbständig und natürlich viele andere Aufgaben hat.
Dennoch ist es sehr wichtig, sowohl die Rechnungen, die Sie dem Kunden stellen, als auch die Rechnungen Ihrer Hersteller/Händler/Partner zu organisieren und zu überblicken. Durch Zahlungsausfälle kann es sehr leicht passieren, dass Sie in eine schwierige finanzielle Situation geraten, da einem meist auch das Risiko eines Ausfalls beim Abwickeln eines Kaufvertrages nicht bewusst ist. Ein gutes und strukturiertes Forderungsmanagement ist hierbei unerlässlich, da es sich mit allen notwendigen Maßnahmen befasst, die getroffen werden müssen, um ausstehende Zahlungen aus Lieferungen oder Leistungen einzufordern und im Vorfeld Zahlungsausfälle zu vermeiden. Ziel des Forderungsmanagements ist es, die Ausfälle zu minimieren, um Ihre Liquidität zu stärken. Dabei gibt es vorbeugende Maßnahmen und einzelne Schritte, die bei fehlender Zahlung angegangen werden müssen. Denn kein Geld bedeutet gleichzeitig auch keine Möglichkeit Ihre eigenen Rechnungen zu begleichen und dies könnte Ihr Image bezüglich Ihrer Liquidität minimieren. Die mangelnde eigene Liquidität kann zu Schulden führen und im schlimmsten Falle zu einem totalen Forderungsverlust und einem Insolvenzverfahren.
● Bereich: Vorbeugende Maßnahmen
Tipp 1: Kundendaten erfassen
Je mehr Kundendaten Sie haben, desto einfacher ist es, die Bonität zu prüfen, Rechnungen zu erstellen und gegebenenfalls Mahnungen zu verschicken. Außerdem hilft es Ihnen, nach zu vollziehen, wie sich das Zahlungsverhalten Ihres Kunden bei – sofern vorhanden – früheren Verträgen in Ihrem Geschäft gestaltete.
Tipp 2: Bonitätsprüfung
Diese Prüfung hilft Ihnen dabei, die Liquidität Ihres Kunden zu erfassen. Dabei gibt es zwei Wege: entweder über interne Informationen oder durch externe Quellen. Durch frühere Geschäfte können Sie beispielsweise diese Informationen gesammelt und das Zahlungsverhalten erfasst haben. Dafür ist natürlich eine detaillierte Dokumentation von Nöten, die ein gutes Forderungsmanagement ausmacht. Bei externen Quellen – z.B. Institutionen wie die SCHUFA oder BÜRGEL – haben Sie die Möglichkeit, durch Eingabe der gesammelten Kundendaten die grundsätzlichen Zahlungsgewohnheiten Ihres Kunden abzurufen. Vor allem bei größeren Summen kann eine Bonitätsprüfung über die Durchführung eines Auftrages entscheiden. Dies gilt natürlich nur für Produkte und Dienstleistungen, die auf Rechnung oder mit Teil- bzw. Ratenzahlungen geliefert werden.
Tipp 3: Zahlungsmodalitäten
Vom Kunden eine korrekte Zahlung erwarten zu können, bedeutet auch, die Zahlungsbedingungen vorher klar festzulegen. Dabei gibt es unterschiedliche Modalitäten:
- das Lastschriftverfahren
- Vorkasse
- per Nachnahme
- Sofortüberweisung
- Barzahlung
- Teil- / Ratenzahlung
Egal für welche Methode oder welche Kombination aus den Methoden Sie sich entscheiden – klare Kommunikation ist essentiell. Skonto kann z.B. als Zahlungsanreiz dienen, um eine Rechnung zeitnah und zügig zu begleichen. Außerdem ist es wichtig, dass Sie die konkreten Fälligkeitszeitpunkte festlegen, wie z.B. 14 Tage nach Rechnungsdatum. Allerdings nicht zu großzügig mit den Zahlungsfristen umgehen, da Sie sonst Ihre eigene Liquidität aufs Spiel setzen.
Bei größeren Beträgen ist es auch üblich, im Vertrag Sicherheiten für Ihr Unternehmen zu schaffen, indem z.B. Bürgschaften eingetragen werden, falls der Kunde der Zahlung nicht nachkommen kann. Bei einer Ratenzahlung ist es für Sie wichtig, den Mehraufwand einzukalkulieren, der durch die Verzögerung des Zahlungseinganges der Gesamtsumme entsteht.
Tipp 4: Rechnungen zeitnah erstellen sowie klar und deutlich strukturieren
Sie sollten mit gutem Beispiel vorangehen und Ihre Rechnung zeitnah stellen, damit diese auch umgehend bezahlt wird. Entweder direkt bei Vertragsabschluss, bei der Lieferung oder wenn die Ware zur Lieferung bereitsteht. Um die Zahlung für Ihren Kunden zu vereinfachen, können Sie einen bereits ausgefüllten Überweisungsträger Ihrer Rechnung beilegen.
Logisch aufgelistete Produkte oder Dienstleistungen und ihr Gegenwert sollte Ihre Rechnung für eine gute Übersicht enthalten. Auch für Ihre Unterlagen und für das Wiederfinden von Rechnungen ist ein gutes System von Vorteil und erleichtert Ihnen Ihre Arbeit und die Nachverfolgung der Zahlung. Vermeiden Sie unnötige Fehler wie z.B. durch eine fehlerhafte Leistungsbeschreibung. Solch ein Vertrag sollte den Umfang und die Art der Leistung, Fristen und Pflichten sowie die vereinbarten Zahlungsmodalitäten enthalten. Achten Sie vor allem darauf, dass alle vertraglich tatsächlich vereinbarten Leistungen in ihrem vollen Umfang erbracht wurden. War dies nicht der Fall, so muss das in Ihrer Rechnung festgehalten und ggf. beim Preis berücksichtigt werden.
Tipp 5: Überblick behalten
Im Endeffekt funktioniert ein korrektes Forderungsmanagement nur, wenn Sie den Überblick behalten und die Fäden in der Hand haben. Dabei sollten Sie unbedingt die Termine der rausgeschickten Mahnungen im Kalender notieren und vormerken, wann eine Zahlungsfrist endet und die Rechnung beglichen werden müsste. Außerdem können Sie es auch nutzen, um grundsätzlich Ein- und Auszahlungen zu planen.
● Bereich: Mahnwesen
Tipp 6: Mahnwesen schreiben
Oft ist das Mahnwesen durch einen Mangel an interner Kommunikation schlecht organisiert, unprofessionell und auch inkonsequent, da immer die Angst vor dem Verlust eines Kunden eine große Rolle spielt. Da es durchaus passieren kann, dass Ihr Kunde die Rechnung lediglich vergessen hat, hilft es, eine freundliche Zahlungserinnerung zu schicken. Professionelle Kunden haben dafür Verständnis und tragen Ihnen dabei nichts nach. Bei einer Mahnung ist es zwar nicht notwendig, aber doch zweckmäßig, eine Zahlungsfrist zu setzen. An diese sollten Sie sich auch halten und bei Ausbleiben der Zahlung weitere Maßnahmen ergreifen. Eine Mahnung sollte immer schriftlich und in drei Stufen erfolgen:
Erste Mahnung: auch bekannt als freundlich gehaltene Zahlungserinnerung mit neuer Frist, die auf die liegengebliebene Rechnung hinweist
Zweite Mahnung: hier wird deutlich der offene Betrag gefordert, eine letzte Zahlungsfrist gesetzt und auf die Folgen, höheren Kosten und weitere Maßnahmen hingewiesen, die durch die Zinsen der ausbleibenden Zahlung entstehen
Dritte Mahnung: auch Letzte Mahnung genannt. Diese ist die letzte Zahlungsaufforderung mit Ankündigung eines beauftragten Inkassounternehmens oder dem gerichtlichen Mahnverfahren.
Bedenken Sie aber immer, dass ein gerichtliches Verfahren viel Zeit und Kosten bedeutet –versuchen Sie daher, eine Einigung zu erwirken. Das Setzen korrekter Fristen, die korrekte Dauer einer solchen Frist und keinerlei Fehler im Anschreiben sind überlebenswichtig, um dem Kunden keine Angriffsfläche zu bieten, falls es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommen sollte.
Tipp 7: Einigung suchen
Neben dem Zeitaufwand und der rigorosen Überwachung des Fortschreitens, ist ein Gerichtsverfahren nicht umsonst. Bevor Sie diesen Schritt wagen, kann immer noch auf eine Einigung spekuliert werden, z.B. mit Ratenzahlungen des Kunden. Kontaktieren Sie Ihren Kunden und versuchen Sie mit ihm zusammen eine Lösung zu finden.
Tipp 8: Inkassounternehmen einschalten
Falls Sie die Verfolgung und Überwachung nach Ihren eigenen Mahnstufen nicht selbst übernehmen wollen, können Sie auch ein Inkassounternehmen beauftragen, das den Betrag für Sie einfordert und die Zahlungsaufforderungen an den Kunden schickt. Die Kosten hierfür werden dem Kunden auferlegt, für Sie entstehen meistens dabei keine zusätzlichen Kosten. Selbst das gerichtliche Mahnverfahren kann über das Inkassounternehmen beauftragt werden.
Tipp 9: Rechtliche Schritte einleiten
Sofern es doch zu keiner Zahlung kommt, ist die letzte offene Maßnahme ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten oder sofort Klage zu erheben. Beide Möglichkeiten sind im Vorfeld abzuwägen. die Klage zieht eine Verhandlung nach sich, in dem Schuldner und Gläubiger zusammenfinden und die Sache klären oder aber der gerichtliche Mahnbescheid, in dem der Kunde über die geforderte Summe aufgeklärt wird und diese durch einen Vollstrecker eingetrieben wird, ohne dass es zu einer Gerichtsverhandlung kommen muss. Hierbei hat der Schuldner allerdings zwei Wochen Zeit, gegen den Mahnbescheid Widerspruch einzulegen, jedoch ist er grundsätzlich erst einmal preiswerter für den Gläubiger als ein direktes Verfahren und oftmals ebenfalls zielführend.
Den Vordruck für das Verfahren gibt es in jedem Schreibwarengeschäft zu kaufen, der wiederum bei Ihrem zuständigen Gericht eingereicht wird. Das Gericht prüft den Antrag auf Plausibilität und erlässt dann den Mahnbescheid. Sofern Sie nichts von Ihrem Kunden hören, wird der Vollstreckungsbescheid erlassen und Sie haben einen vollstreckbaren Titel gegen Ihren Kunden.
Tipp 10: Für den Notfall Rücklagen bilden
Grundsätzlich gilt: Rücklagen schützt vor Liquiditätsengpässen bei Zahlungsausfällen. Schon vor Beginn Ihres Vorhabens wird Ihnen geraten, einige Reserven zu bilden, um lange Durststrecken überstehen zu können.
